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Archiv für die Kategorie „Public Relations“

10 Zeitmanagement Tipps, um die Effizienz Ihrer Kommunikation zu steigern (Teil 2)

Mittwoch, 26. August 2015

Mit Zeitmanagement Tipps ist gut organisiert halb gearbeitet! Sie werden sehen: Mit den nächsten 5 Impulsen gehen Sie zukünftig im täglichen PR-Alltag nicht unter, sondern finden Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben: ein Telefonat mit Redaktionen, die Ausarbeitung einer Kampagnen-Idee oder den nächsten Post für Facebook, weil das zurzeit ein Selbstläufer ist!

PR- und Text-Agentur WörterladenZeitmanagement Tipp 6: Bestehen Sie auf Fixterminen mit Ihren Ansprechpartnern im Unternehmen

Für Ihre PR-Arbeit sind Sie auf das Wissen der Fachabteilungen und aus dem Management (Unternehmensausrichtung) angewiesen. Nur durch eine enge Zusammenarbeit zwischen Ihnen und der Geschäftsleitung sowie den Fachabteilungen bekommen Sie rechtzeitig die Informationen, die Sie für die PR benötigen. Um nicht immer Bittsteller zu sein und immer wieder bei den Abteilungen anzurufen, ist es sinnvoll, einen Jour-Fix zu vereinbaren – dazu reichen 30 Minuten. Ein Termin hält Ihr Ansprechpartner eher ein als ein sporadisch ausgemachter Telefonanruf. Außerdem können Sie beide sich auf diese Meetings intensiver vorbereiten. So bleiben Sie auch Ihren Kontakten im Gedächtnis, wenn es Themen gibt, die adhoc veröffentlicht werden sollten.

Tipp 7: Nutzen Sie Tools, die Ihren Arbeitsalltag erleichtern

Die Zeiten sind nun wirklich vorbei, in denen Sie neben sich einen Block haben mussten, um Aufgaben, Telefonrückrufe oder gar Ideen etc. zu notieren. Im Internet gibt es für jede Aufgabe und jeden Anspruch (kostenlose) Helferlein-Tools.

Vier, die Sie unbedingt nutzen sollten, möchte ich Ihnen ans Herz legen:
Ein gutes Newslettersystem wie Cleverreach für Presseaussendungen ist Gold wert, da dieses auch gleich die Öffnungsrate erfasst. Zudem können Sie mit einem Template in Ihrem gewohnten Corporate Design arbeiten.

Ein Allround-Talent im Projektmanagement für Ihre Ideen und Notizen ist Evernote. Darauf können Sie auch mobil zugreifen. Sie können sich einzelne Rubriken (sogenannte Notizen) To Dos, Bookmarks, Tipps & Tricks etc. zulegen. Suchen können Sie über Tags oder innerhalb Ihrer Notizen.

Um Ihre Aufgaben zu verwalten und rechtzeitig daran erinnert zu werden, sollten Sie die kostenlose ToDoList nutzen. Dort können Sie einzelne Aufgaben auch mit Unteraufgaben versehen, priorisieren und löschen, wenn sie finalisiert sind.

Wenn Sie viele Social Media Kanäle bedienen müssen, bietet es sich an, Tools wie Buffer oder Hotsuite zu nutzen, um Social Media Kampagnen zu planen, Posts zu terminieren und zu streuen.

Tipp 8: Arbeiten Sie mit Priorisierung

Nicht alle Aufgaben sind gleich wichtig, manche können durchaus warten. Ein Anruf der Geschäftsleitung natürlich nicht, dafür aber Ihr Social Media Post. Priorisieren Sie also Ihre Aufgaben – ob im Team oder allein. Dabei hilft Ihnen auch die angesprochene ToDoList.

Strukturieren Sie zudem Ihren Tagesablauf: Der Vormittag verheißt meist Ruhe, so dass Sie sich gut aufs Texten konzentrieren können. Ab 10.00 Uhr erreichen Sie die meisten Magazin-Redakteure. Die Zeit bis zum Mittagessen sollten Sie sich also hinters Telefon klemmen, dann wieder ab 14.00 Uhr. Zur Mittagszeit wird es ruhiger. Um selbst kurz zu entspannen, bietet es sich an, Ihre Newsletter zu lesen und E-Mails zu beantworten. Wenn der Kopf langsam brummt – nachmittags ab 15./16.00 Uhr – fällt Textarbeit eher schwer, nun sind Ideen entwickeln, Posts verfassen und andere Kleinigkeiten erledigen, die Präsentation überarbeiten genau die richtigen Aufgaben, die Sie nochmals in Schwung bringen.

Tipp 9: Zeitcheck – wie lange benötigen Sie für bestimmte Aufgaben oder verbummeln Sie gar welche?

In einer PR-Agentur ist es üblich, nach erfassten Beratungsstunden abzurechnen. In der Unternehmenskommunikation schaut Ihnen keiner auf die Finger, ob Sie drei Stunden für eine Pressemeldung benötigen oder nur eine. Damit Sie selbst ein Gespür dafür bekommen, wie lange Sie für gewisse Aufgaben benötigen, ist es sinnvoll, eine Uhr mitlaufen zu lassen. Es gibt tolle Online Zeitmesser, die Sie auch stoppen können, wenn Sie z.B. einen Anruf bekommen, Sie in die Mittagspause gehen oder von einem Kollege etwas gefragt werden. Tiempo ist ein solches Zeiterfassungs-Tool, das Ihre Aufgaben stoppt, monetarisiert und auch gleich in einer Liste (für Kunden) zusammenfasst. Damit können Sie sogar Rechungen stellen.

Tipp 10: Analysieren Sie, welcher PR-Kanal am besten funktioniert und befeuern diesen

Nicht alle Kommunikationskanäle versprechen das selbe Ergebnis – beobachten Sie Ihre einzelnen Kanäle wie Facebook, Google+ und Twitter, aber auch den Return von Presseaussendungen. Und analysieren Sie, welche Maßnahmen auf Dauer die sinnvollsten sind. Auf diese sollten Sie sich zukünftig verstärkt konzentrieren. Es ist auch bei Medien z.B. sinnvoll zu schauen, ob es Redaktionen gibt, die einfach nicht zu Ihnen passen, mit denen Sie nie Kontakt haben, auf die Ihr produkt nicht zugeschnitten ist. Dann ist es sinnvoller, diesen Kontakt aus dem Verteiler zu nehmen und sich auf andere zu konzentrieren. Haben Sie eine hohe Steigerung bei Facebook zu vermelden, dann ist das ein Zeichen, dass Ihre Zielgruppe dort zu finden ist. Nutzen Sie daher vermehrt Kooperationen mit attraktiven Facebook-Seiten – sei es von Bloggern oder Medien selbst – und starten Sie spezielle Aktionen mit diesen und investieren Sie auch in Facebook Anzeigen.

Welche Tipps haben Sie, um Ihren Arbeitsalltag effizient zu gestalten?

10 Zeitmanagement Tipps, um die Effizienz Ihrer Kommunikation zu steigern (Teil 1)

Mittwoch, 19. August 2015

Zeitdruck und viele „Baustellen“ gleichzeitig – das ist in der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit ganz normal. Gut ist, wenn die jeweiligen „Baustellen“ wenigstens aufgeräumt sind: Dann können Sie sich auf das Wesentliche der Aufgabe konzentrieren und beispielsweise die Pressemeldung mit einem Klick versenden – ohne vorher 2 Stunden lang den Presseverteiler aktualisieren zu müssen.

PR- und Text-Agentur WörterladenOrientieren Sie sich an meinen 10 Zeitmanagement Tipps, dann können Sie Ihre Kommunikationsabteilung perfekt organisieren:

Zeitmanagement Tipp 1: Ordnen Sie Ihren Presseverteiler nach Gattungen und halten Sie ihn immer aktuell

Der Presseverteiler ist der Motor Ihrer Kommunikationsabteilung. Ohne Ihre richtigen Medienkontakte ist Ihre Arbeit nichts wert. Um diese jederzeit griffbereit zu haben und Aussendungen passgenau zu verwirklichen, sollten Sie den Presseverteiler nicht alphabetisch ordnen, sondern nach Gattungen:

Beispiel Bereich Wohnen/ Design:

Wohnmagazine + Frauenmagazine – noch unterteilt in 4x/ Jahr + 2-monatlich, monatlich, vierzehntägig+ wöchentlich, online), Männermagazine (Print + online), Fachmagazine Wohnen, Fachmagazine international, Publikumsmagazine international, Blogs. Und dann noch Ihre A-Kontakte für Telefonanrufe, Presseeinladungen etc..

Infos zu neuen Magazinen sollten Sie nicht „sammeln“, sondern wenn Sie diese im Netz finden sofort die Redaktion kontaktieren und in die richtige Ansprechperson in Ihrem Presseverteiler verankern. Über den Newsletter von Kress und Cision erfahren sie z.B. aktuelle Änderungen in Redaktionen.

Die teilweise schnelle Fluktuation vor allem bei den Publikumsmedien macht es fast unmöglich, den Presseverteiler immer aktuell zu haben. Daher ist es sinnvoll, dass Sie nach jeder Aussendung sich noch ca. 1 Std. Zeit nehmen und die Fehlermeldung, die Sie per Mail von einigen Redaktionskontakten bekommen, bei der Redaktion hinterfragen. So erhalten Sie sofort den neuen Kontakt, der für Sie zuständig ist, sollte er nicht bereits in der „Abwesenheitsnotiz“ des Redakteurs stehen.

Tipp 2: Sie sollten immer wissen, wer für was in der Redaktion zuständig ist

Redaktionskontakte sind Ihr Kapital. Je besser Sie Redaktionen kennen, deren Zuständigkeitsbereiche, Abläufe und Themenbereiche, umso besser können Sie Ihre Presseaussendung auf diese Kontakte zuschneiden. Beispielsweise gibt es im Magazin „Schöner Wohnen“ mehrere Redakteurinnen, die sich um die Wohnwelten kümmern, im Impressum sind deren „detaillierte“ Zuständigkeit jedoch nicht aufgeführt. Ein Griff zum Telefon und Sie erfahren, für welche Themen sich die einzelnen Redakteurinnen stark machen, was ihr Spezialgebiet ist. Viele Fachmagazine (z.B. im IT-Bereich) hingegen haben sehr gute „Über uns“ Seiten, so dass Sie sich vorerst einen Anruf ersparen können.

Tipp 3: Sie sollten immer die Themenpläne und Redaktionsschlüsse Ihrer wichtigsten Medien kennen

Ab ca. Mitte Oktober/ November haben die Magazine ihre Themenpläne größtenteils finalisiert und veröffentlich. Sie ersehen diese in den Mediadaten auf deren Internetseite. Sollten diese keine Themenpläne enthalten, ist es sinnvoll, in der Anzeigenabteilung anzufragen – auch zu kommenden Specials, Jubiläen etc. Dort ist Ihre Anfrage bestens aufgehoben, müssen doch die Anzeigenverkäufer Anzeigenkunden akquirieren, indem sie diese konkret auf Themen ansprechen. Zusätzlich können Sie noch die Redaktionsassistenz bitten, Ihnen die Themenpläne zu schicken. Natürlich können Sie auch eine Themenrecherche bei Zimpel, Featuresexec.com oder anderen Mediendatenbanken machen, aber das kann gut ins Geld gehen.

Sie haben nun einige Themen gefunden, zu denen Sie gerne einen Fachartikel, einen Anwenderbericht oder einfach nur ein Produkt beisteuern möchten, dann sollten Sie sich am besten einen DIN A4 Kalender kaufen und in diesen eintragen, wann Sie die Redaktion zu welchem Thema kontaktieren sollten – bei Fachmagazinen können Sie mit einer Vorlaufzeit von 2 Monaten rechnen. Ein Eintrag in Ihren digitalen Terminkalender funktioniert natürlich auch, aber die bessere Übersicht bietet Ihnen der gewöhnliche Printkalender.

Tipp 4: Arbeiten Sie immer mit PR-Monatsplänen

Ende des Jahres setzen Sie sich normalerweise zusammen und konzipieren die Themen und Kampagnen fürs kommende Jahr. Dabei bleibt oft der Blick fürs Detail auf der Strecke. Es ist sinnvoll, die Themen auf die einzelnen Monate herunterzubrechen – das gilt auch für die Social Media Beiträge. Um nun Ihre wöchentlichen Sufgabe zu strukturieren, reicht ein Blick auf den Monatsplan, der Ihnen die datierten Posts nennt sowie die anstehenden Themen wie Presseaussendung zu einem neuen Produkt oder Pressebrunch auf der CeBit etc. Diese Monatspläne helfen auch Ihren PR-Kunden, ihrem Chef oder Ihrer Geschäftsleitung zu wissen, welche Aufgaben in der Unternehmenskommunikation anstehen.

Tipp 5: Vergeben Sie klare Aufgaben innerhalb der PR-Abteilung

Sie sind zu zweit oder zu mehreren? Wunderbar. Dann ist es auch sinnvoll, nicht nur Kunden aufzuteilen, sondern administrative Aufgaben. Nicht jeder ist ein Excel- oder Präsentations-Profi. Manche mögen es, im Internet zu recherchieren oder sich eben um den ewig verändernden Presseverteiler zu kümmern. Es gibt viele Einzeltätigkeiten, die dem Team zugute kommen. Sitzt jeder mal dran, fühlt sich im Endeffekt keiner dafür zuständig. Wie im Haushalt, wenn Mama nicht klar einen Plan mit Aufgaben schreibt, ist sie immer diejenige, die mittwochs den Müll runterträgt. Also, scheuen Sie sich nicht, Ihre Stärken für die jeweiligen „Back-Office-Aufgaben“ zu nutzen.

Den Artikel zu Zeitmanagement Tipps und viele andere spannende Themen lesen Sie in der aktuellen PRPraxis Ausgaben 17/2015. Im nächsten Blogbeitrag erwarten Sie die nächsten 5 Tipps.

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  • – Interview – 7 Leitlinien: So reagieren Sie professionell auf Zwischenfragen, Kritik und Störungen Ihres Interviewpartners
  • – Videos – Keine Ausreden mehr – Videos gehören zum professionellen Kommunikationsmix 2015
  • – Spendenakquise – wie Sie problemlos die Unterstützung bekommen, die Sie brauchen
  • – Autorenbeitrag – Bieten Sie den Medien einen interessanten Fachtext an und positionieren Sie so Ihr Unternehmen
  • – Social Media – Praxis-Tipps für Sie: So platzieren Sie Ihre Hashtags richtig
  • – Social Media – 6 Tipps für Sie: So sieht die ideale Google+-Seite für Ihr Unternehmen aus

Beziehungsmanagement pflegen

Mittwoch, 5. August 2015

3 Schritte vom Nobody zum Netzwerker – bauen Sie auf den Dialog mit den Medien

Public Relations kommt von Beziehungen. Sie haben sicher selbst schon festgestellt, mit gutem Beziehungsmanagement kommen Sie in der PR ein Stück weiter als erwartet. Woher kommt das? Mit Redakteuren, die uns sympathisch sind und zu denen wir bereits gute Beziehungen pflegen, lässt es sich lockerer über PR-Themen sprechen. Es benötigt nur drei geschickte Schritte, Beziehungen zu Redakteuren, Bloggern und anderen Bezugsgruppen aufzubauen und zu pflegen. Ich zeige Ihnen wie!

PR- und Text-Agentur WörterladenFrage: Wie pflegen Sie Freundschaften? Regelmäßig und nachhaltig? Nicht anders sollten Sie Business-Beziehungen aufbauen und pflegen. Regelmäßiger Kontakt, respektvoller Umgang, Austausch von Neuigkeiten, Interesse am anderen zeigen und zu wichtigen Ereignissen wie Geburtstag, Weihnachten, Hochzeiten etc. gratulieren bzw. sich melden.

Beziehungsmanagement sollte für Sie nichts Einmaliges sein, indem Sie den Redaktionskontakt, den Blogger oder Kooperationspartner einmal als Kontakt auf Xing bestätigen und weiter Ihre PR durchführen wie bisher. Sondern sich jetzt Gedanken machen, wie Sie Ihren „persönlichen“ Kontakt intensivieren können ohne plump Ihre PR-Themen zu verkaufen.

Schritt 1: Aufbau von Beziehungen – die richtigen Kontakte ansprechen

Egal wie groß oder klein Ihr Medienverteiler (Journalisten + Blogger) ist, mit allen können Sie nicht regelmäßig Kontakt halten. Beschränken Sie sich daher auf Top 10 Key-Journalisten, Top 10 BloggerInnen und Ihre Kooperationspartner.

Machen Sie sich hierzu einen extra Verteiler, in den Sie später Ihre Kontaktpflege eintragen sowie wichtige Informationen wie Geburtstag, Kinder, Hochzeit, wann wo getroffen, was abseits der Presseaussendungen geschickt, wann telefoniert und zu was.

Schauen Sie nun, über welche anderen Kanäle Sie sich mit Ihren Bezugsgruppen verbinden können: Xing, LinkedIn, Facebook, Twitter. Gibt es spezielle Social Media Gruppen, in denen Ihre Kontakte aktiv sind, dann werden Sie das auch. Fügen Sie Ihre Kontakte nun auch auf Ihren Netzwerken hinzu. In Ihrer Kontaktanfrage sollte deutlich stehen, warum Sie den Kontakt auch über das jeweilige Netzwerk suchen.

Gleichen Sie auch ab, welche Interessen oder Eigenschaften Sie mit Ihren potentiellen Partnern gemeinsam haben: Sind Interessen z.B. bei Xing eingetragen, was sagt das private Facebook-Profil? Probieren Sie über die Redaktionsassistenz etwas über das Privatleben Ihres Kontaktes herausfinden oder sprechen Sie den Kontakt selbst darauf an.

Überlegen Sie sich nun, mit welchen Ideen Sie Ihre Key-Kontakte unterstützen/ den Kontakt vertiefen können. Gibt es gemeinsame Gruppen, in denen Sie aktiv sind, so dass sich dort Themen ergeben, die für Ihren Kontakt interessant sein könnten?

Schritt 2: Kontakt halten und intensivieren

Ihre Eckdaten (Geburtstag, Messegespräche etc.) geben Ihnen Anknüpfungspunkte für Ihr Beziehungsmanagement vor. Machen Sie sich nun einen konkreten Plan, wie Sie mit Ihren Kontakten über das Jahr in Verbindung bleiben. Finden Sie beispielsweise Anlässe, um Kontakte zu vertiefen (Messen, Branchen-Events etc.), überlegen Sie sich Themen, die das Interesse Ihres Kontakts wecken könnten:

Herzliche Grüße: Nutzen Sie z.B. Geburtstage, um sich in positive Erinnerung zu bringen. Formulieren Sie dazu einen Geburtstagsgruß, den Sie mit Bild und individueller Ansprache durch einen professionellen Gratulations-Versand an Ihre Kontakte per SMS oder Email verschicken. Das macht wenig Mühe und erzielt eine hohe Wirkung. Sie können einmalig einen Jahresgruß formulieren und diesen für alle Kontake nutzen. Im Folgejahr überlegen Sie sich einen neuen Gruß.

Viel-Erfolg: Aber nicht nur zu Geburtstagen freuen sich Redakteure oder Blogger auf Ihre Grüße. Schicken Sie doch eine Viel-Erfolg-Mail, wenn Redakteur neue Position angetreten haben oder Blogger in einen neuen Blog investieren. Das hebt Sie deutlich aus der Masse der PR-Kontakte heraus. Wenn Sie es noch spezieller wünschen, dann organisieren Sie eine nette Postkarte mit einem tollen Lebensmotto und schicken Sie Ihren Gruß per Post.

Tipps geben: Sie sind Experte auf Ihrem Gebiet und kennen sich in Ihrer Branche gut aus. Dieses Fachwissen können Sie nutzen und Ihren Bezugsgruppen zur Verfügung stellen. Dabei kann es sich um Tipps zu Branchentrends, Sonderthemen handeln oder einfach mal einen Kontakt, an den sich Blogger oder Redakteur für weitergehende Informationen wenden kann.

Gemeinsame Treffen: Beziehungsmanagement findet nicht nur virtuell und via Telefon statt. Suchen Sie Gelegenheiten, Ihre Medienkontakte zu treffen: Nutzen Sie Networking-Treffen (DJV-oder Xing-Stammtische), Branchentreffen, die After-Business-Partys oder Standpartys auf den Messen und versuchen Sie herauszufinden, ob Medienvertreter oder Blogger sich unter die Gäste gemisch haben. Dort führt ein lockeres Gespräch über schnell zu einem netten Kontakt, der sich auch nach der Messe intensivieren lässt.

Schritt 3: Behalten Sie den Überblick über Ihre Top-Kontakte

Lassen Sie nicht den organisatorischen Aspekt beim Beziehungsmanagement außer Acht. Nutzen Sie eine Datenbank, um den Überblick über Kontakte und Termine nicht zu verlieren. Ein Adressprogramm inklusive Kalenderfunktion sollte Ihre Datenbank abrunden. Denn die wichtigsten Termine wie Veranstaltungen, Netzwerktreffen, Telefonate oder Geburtstage sollten Sie nie vergessen.

Legen Sie in Ihrer Datenbank ein Bewertungsraster an von 1 (mal getroffen, mal telefoniert) bis 4 (enger Kontakt, freut sich auf Anruf, Tipps etc.). Egal, wie Sie in Kontakt mit Ihren Top-Kandidaten treten, jeden Schritt sollten Sie in der Datenbank festhalten. So können Sie irgendwann auch Ihre Top 30 Kontakte kategorisieren und überdenken – neue hinzufügen, alte auf inaktiv stellen.

Das A und O des Beziehungsmanagements ist es, echtes Interesse an Ihrem Gegenüber zu zeigen und zu wissen, dass es sich lohnt, in Beziehungen zu investieren. Aber nicht wahllos, sondern mit Strategie! Probieren Sie es aus.

Den Artikel und viele andere spannende Themen lesen Sie in der aktuellen PRPraxis Ausgaben 16/2015.

Themen, die Sie zusätzlich interessieren könnten

  • – Unternehmenserfolg – Crowd: Agieren Sie erfolgreich mit der Macht und Kraft der Masse
  • – Interne Kommunikation – Mitarbeitermagazin und Intranet: So verknüpfen Sie beide Top-Instrumente richtig
  • – Begrüßungsschreiben – Professionelle Kundenpflege: Starten Sie mit einem überzeugenden Begrüßungsschreiben
  • – Facebook Tipps & Tricks – So gestalten Sie Ihre ideale Facebook-Unternehmensseite
  • – Website Check – Sommerloch: 7 Tricks für Sie, wie Sie jetzt am besten Ihre Website entrümpeln

Blogger Relations: 7 Todsünden, die Sie umschiffen sollten

Mittwoch, 29. Juli 2015

Zurzeit scheint das Thema Blogger Relations einen neuen Höhepunkt zu genießen, sowohl auf kress.de als auch im Cision-Blog las ich darüber, was sich BloggerInnen von Unternehmen wünschen. Ich selbst hatte vor kurzem speziell Familienblogs (Mamas + Papas) für die Kinder-Jelrazz-CD „Matze mit der blauen Tatze“ angesprochen und habe so meine ganz eigenen Erfahrungen mit der Multiplikatoren-Gruppe Blogger erzielt.

Jazz-CD für Kinder und Familien

Blogger Relations mit der Jazz-CD für Kinder “Matze mit der blauen Tatze” auf Blogger-Fang – auf der Suche nach den Mama und Papa Bloggern

Immer wieder hört und liest man, dass Blogger attraktive Multiplikatoren sind, da sie noch mehr das Vertrauen ihrer Follower und Leser genießen als einschlägige Magazinformate. Das bedeutet für Sie als Unternehmen/ Marke, dass Ihre Produktvorstellung in einem positiven Umfeld wahrgenommen wird. Erfolgreiche Blogger lassen sich Ihre Produkt-PR daher auch gut bezahlen – nicht jedes kleine Label kann sich das leisten. Damit Sie im ersten Schritt aber überhaupt von Bloggern wahrgenommen werden, sollten Sie einige Details bei Ihrer Kooperationsanfrage beachten:

Todsünde 1: Sie wissen gar nicht, warum Sie mit Bloggern zusammenarbeiten sollten

Blogger Relations ist hipp, Unternehmen müssen ihre PR auch auf diese Multiplikatoren ausdehnen! Das ist quatsch. Nicht jedes Thema und Produkt lässt sich über Blogs vermarkten. Überlegen Sie sich genau, ob Ihre Zielgruppe Blogleser sind und Ihr Markenkern zu den Blogs aus Ihrer Branche passen. Entscheiden Sie sich dann, ob es sich lohnt, in Blogger Relations zu investieren.

Todsünde 2: Sie kennen die Blogs nicht

Wenn Sie z.B. eine Kinder-Jazz-CD über Familienblogs vorstellen möchten, ist nicht jeder Familienblog geeignet. Schauen Sie sich vor dem Erstkontakt unbedingt die Blogs an: Was ist die Hauptausrichtung des Blogs, gibt es Produktvorstellungen, wurden schon einmal CDs oder Bücher vorgestellt? Sieben Sie bereits diejenigen aus, die sich nur um Kindererziehung drehen, Mode und DIY-Themen veröffentlichen.

Todsünde 3: Sie wissen nicht, wie Sie die Blogger anschreiben sollen

Schauen Sie sich den Blog an: Spricht der Blogger seine Leser per Du an, siezt er sie? Wie stellt er sich selbst vor – mit Vornamen? Dementsprechend können Sie entscheiden, wie Sie den Blogger anschreiben wollen. Höflich ist in meinen Augen immer das Sie! Mit Nachname nur, wenn der Blog eine konservative Ausrichtung hat – bei Lifestyle-Blogs reicht Sie + Vorname. Spricht der Blogger Sie bei seiner Antwort mit Du an, wechseln Sie auch zum Du. Wichtig ist, immer eine persönlihe Ansprache und Formulierung zu wählen – keine Massenaussendung mit „Lieber Blogger…“

Todsünde 4: Sie hoffen auf kostenlose PR

Die Zeiten sind vorbei, in denen Blogger auf Ihr PR-Thema gewartet haben – sie haben genügend Futter für Themen, die ihren Blog lesenswert machen. Besucherstarke Blogs mit entsprechender Folgschaft auf Facebook, Twitter und Instagram lassen sich Ihre PR daher auch etwas kosten. Wägen Sie ab, ob Sie sich den Blogger leisten können oder ob Sie besucherärmere Blogs bevorzugen und in einem 2. Schritt an hochdekorierte Blogs gehen.

Todsünde 5: Sie haben keine konkreten Kooperationsideen

Viele Blogs haben eine eigene Rubrik mit Kooperationsanfragen. Stellen Produkte vor und bewerten diese. Trotzdem ist es immer sinnvoll, Ihre Produktaussendung mit einem spannenden Thema zu verknüpfen, das zum Blog und seinen Lesern passt: Für „Matze mit der blauen Tatze“ habe ich z.B. einen Papa-Test entwickelt: Welcher Matze-Typ bist Du? Und diesem speziell einem Blogmagazin (netpapa.de) angeboten.

Todsünde 6: Der Blogger soll Ihre Pressemeldung 1 zu 1 übernehmen

Blogger haben ihren eigenen Stil. Sie übernehmen in den seltesten Fällen Ihre Pressemeldung 1 zu 1 – eher orientieren sie sich an Ihren Inhalten und lassen ein paar Formulierungen einfließen, z.B. die Geschichte von Matze mit der blauen Tatze oder die Aufzählung dessen Hauptcharaktere. Im Falle der Matze-Jazz-CD haben die Mama-Blogs ein Testexemplar der CD erhalten und dieses zusammen mit ihren Kindern angehört und beurteilt. Entstanden sind eigene Fotos und Eindrücke – eine Blog-Mama hat sogar DIY-Einladungskarten daraus gebastelt. Eine Idee, die auch für eine Kooperationsanfrage passend gewesen wäre.

Todsünde 7: Sie sehen Blogger als Journalisten 2. Wahl an

Schon längst sind Blogger aus dem Schatten Ihrer Journalisten-Kollegen herausgetreten, Sascha Lobo, Polit-Blogger, ist gern gesehener Gast in Talkshows, Mode-Bloggerinnen werden als Stilikonen für Styling-Seiten von Modemagazinen eingeladen. Behandeln Sie Blogger daher auf Augenhöhe. Machen Sie Blogger-Events, um mit ihnen auch persönlich ins Gespräch zu kommen, geben Sie Ihnen Tipps oder bringen sie sie mit Medienkontakten zur gegenseitigen Themenbefruchtung zusammen.

Meine eigene Blogger-Erfahrung:

Ich hatte für die Kinder-Jazz-CD die Top-Mama-Blogs herausgefiltert – und mir angeschaut, wie deren Besucherzahlen sowie Facebook-Fanzahlen und Followerzahlen auf Twitter sind. Diese habe ich mir angeschaut und zusätzlich noch weitere passende Mama-Blogs über deren jeweilige Blog-Rolls und Google recherchiert. Wichtig war mir, dass bereits ein Leserstammpublikum da ist, dass der Blog auch Produkte (CDs, Bücher etc.) vorstellt und die Gestaltung (Layout + Textstil) zum Anspruch und der Markenphilosophie meines Kunden mini.musik passt. Im ersten Schritt habe ich alle Bloggerinnen angeschrieben, da ich die Erfahrung gemacht habe, dass die wenigstens per Telefon angesprochen werden möchten. Ich habe ihnen kurz mein Anliegen geschildert, kurzweilig Matze vorgestellt und die Optionen einer Zusammenarbeit.

Geantwortet haben meist diejenigen, die nichts für die Rezension verlangen, gerne aber eine Verlosung machen würden und das Thema super spannend fanden. Von den Top-Blogs habe ich nie ein Feedback erhalten – haben selber aber den Anspruch (siehe kress- und Cision-Artikel), nur von Unternehmen angesprochen zu werden, die sich mit ihnen bereits auseinandergesetzt haben. Die Höflichkeit, finde ich, gebietet es, auf jede Anfrage zu antworten – das wünscht sich z.B. Super-Mom auch. Diese Mühe mache ich mir auch, wenn Medien gerne Verlosungen, Kooperationen mit den Produkten meiner Kunden veranstalten möchten.

Welche Erfahrungen haben Sie mit Bloggern gemacht? Bin sehr gespannt auf Ihre Kommentare.

Presseverteiler erstellen – Aufbau und Pflege

Mittwoch, 17. Juni 2015

4 Tipps, wie Sie sich kostenlos einen professionellen Presseverteiler erstellen

Ihr Presseverteiler ist der Motor Ihrer Öffentlichkeitsarbeit. Ohne Ihre richtigen Medienkontakte ist Ihre Pressearbeit nichts wert. Daher sollten Sie bereits beim Aufbau des Presseverteilers alles richtig machen.

rp_Pressemitteilung-Aufbau-W-Fragen-300x195.jpgWenn Sie für ein Produkt, eine Marke oder ein Unternehmen einen Presseverteiler erstellen, sollten Sie sich nicht die Frage stellen, in welchen Medien möchte ich etwas über mich lesen. Sondern: Welche Medien liest / sieht/ hört meine Zielgruppe. Und welches Medium deckt meine Themen ab. Das ist der Ausgangpunkt für den Aufbau Ihres Presseverteilers.

Tipp 1: Finden Sie die passenden Medien für Ihren Presseverteiler

Es gibt viele Agenturen und Dienstleister wie Zimpel oder Stamm, über die Sie Presseverteiler erstellen können. Der Zugang ist jedoch meist teuer und Sie müssen trotzdem noch Ihren Verteiler überprüfen. Oft sind Kontaktdaten veraltet, in den Datenbanken sind nur Chefredaktion hinterlegt oder es fehlen E-Mailadressen etc.

Machen Sie sich am besten selbst ans Werk – und das kostenlos. Verschaffen Sie sich einen Überblick über die deutsche Medienlandschaft, z.B. über fachzeitungen.de Dort finden Sie alle deutschen Publikums- und Fachzeitschriften mit Kurzcharakteristika und Ansprechpartner; unterteilt nach Fachbereichen wie Lifestyle, Elektronik, Marketing oder in alphabetischer Reihenfolge.

In unserem Nachbarland hat der Österreichische Zeitschriften- und Fachverband eine Liste der Publikums- und Fachmedien für Österreich nach Zielgruppen zusammengestellt – mit Kontaktdaten zu den jeweiligen Zeitschriften.

Achtung: Nicht die Quantität bestimmt die Wirkkraft Ihres Presseverteilers, sondern die Qualität. Für ein Nischenprodukt aus dem B2B-Bereich benötigen Sie weder Kontakte zu Tageszeitungen noch Publikumsmagazine. Mit einem Verbraucherthema wie „Frühbucher“ können aber auch Reise-Apps in eine Zeitung wie Die Welt kommen. Gerade zur Urlaubszeit veröffentlichen Zeitungen und Witschaftsmagazine gerne Ratgeberartikel zu hilfreichen Reise-Apps. Sie sehen, Ihre PR-Themen haben bei Ihrem Presseverteiler eine gehörige Portion mitzureden.

Tipp 2: Recherchieren Sie auf den Onlineseiten nach Ihrem Ansprechpartner

Ihre Ansprechpartner in den Medien sollten sich nicht auf die Chefredaktion beschränken. Vor allem in großen Redaktionsteams schlägt der Redakteur „sein“ Thema in einer redaktionskonferenz vor. Suchen Sie also für jedes Medium Ihren dedizierten Ansprechpartner heraus.

Viele Printmagazine oder Zeitungen haben sehr gute Onlineseiten mit Kontakt zu den Redakteuren. Diese finden Sie entweder in einem eigenen Reiter oder im Impressum. Sollten Sie sich unsicher sein, in welches Ressport Ihr Thema passt (Lokales oder doch Wirtschaft) oder der Ansprechpartner nicht klar ersichtlich sein, dann greifen Sie zum Hörer und rufen Sie in der redaktion an. Die Telefonzentrale des Verlages hat meist schon die richtige Antwort für sie. Wenn nicht, dann lassen Sie sich mit der Redaktionsassistenz verbinden und lassen sich den entsprechenden Redakteur für Ihr Thema nennen.

Freie Journalisten sind um einiges schwieriger zu recherchieren. Bei vielen Online-Magazinen werden die Autorennamen zu den Artikeln gestellt. Wenn Sie nun einen Artikel zu Ihrem Thema, z.B. Frühbucher, finden, erkundigen Sie sich beim Medium, ob es sich bei dem Autor um einen freien oder festen Redakteur handelt. Lassen Sie sich die Kontaktdaten geben und machen Sie gleich einen Anruf. So können Sie Ihr aktuelles Thema dem Redakteur/ dem freien Journalisten vorstellen und erfahren, ob wieder ein ähnlicher Artikel wie der von Ihnen gefundene (aus dem Vorjahr) geplant ist.

Tipp 3: Unterteilen Sie Ihren Presseverteiler nach Gattungen und Themen

Egal, ob Sie mit einer Datenbank wie Access arbeiten oder Ihre Kontakte in Excel einpflegen. Achten Sie darauf, dass Sie den Presseverteiler nicht alphabetisch ordnen, sondern nach Gattungen bzw. Themen. Je vielschichtiger Ihre Medienkontakt sind, umso stärker müssen Sie Ihren Presseverteiler unterteilen:

  • – Publikumsmedien unterteilt in Frauen, Männer, Themen (Reise, Sport, Outdoor, Wohnen, Tiere etc.)
    • – unterteilen Sie diese noch in 4x/ Jahr + 2-monatlich, monatlich, vierzehntägig+ wöchentlich, online
  • – Fachmedien extra (ppint, online)
  • – Special Interest
  • – Blogs
  • – Facebook/ soziale Medien (Auftritt der Medien, Kooperationspartner)
  • – International (für Presseaussendungen in englischer Sprache)

Um für Anrufe, Presseeinladungen, Exklusivgeschichten Ihre A-Kontakte jederzeit griffbereit zu haben, sollten Sie diese in einem extra Reiter aufführen.

Generieren Sie auch Spalten für Anmerkungen: wen haben Sie kontaktiert zu welchem Thema (per Mail, telefonisch), wen haben Sie auf der Messe getroffen, eingeladen etc.

Tipp 4: Pflegen Sie Ihren Presseverteiler regelmäßig

Nutzen Sie kontinuierlich Infos zu neuen Magazinen, die Sie über Newsletter wie kress oder cision erhalten und kontaktieren Sie sofort die Redaktion, um den richtigen Ansprechperson für Ihren Presseverteiler herauszufinden und dort einzupflegen.

Die teilweise schnelle Fluktuation vor allem bei den Publikumsmedien macht es fast unmöglich, den Presseverteiler immer aktuell zu haben. Daher ist es sinnvoll, dass Sie nach jeder Presseaussendung sich noch genügend Zeit nehmen und die Fehlermeldung, die Sie per Mail von einigen Redaktionskontakten bekommen, bei der Redaktion hinterfragen. So erhalten Sie sofort den neuen Kontakt, der für Sie zuständig ist, sollte er nicht bereits in der „Abwesenheitsnotiz“ des Redakteurs stehen.

Bleiben Sie also immer am Ball bei der Pflege Ihres Presseverteilers. Dann haben Sie den soliden Grundstein für eine wirkungsvolle Pressearbeit gelegt.

Online-Evaluation – Instrumente und ihr Nutzen

Mittwoch, 13. Mai 2015

Mit konsequenter Online-Evaluation Content entwickeln und verbessern

Mit einer professionellen Online-Evaltuation wissen Sie immer, was über Ihr Unternehmen, Ihre Marke und Ihre Produkte im Social Web gesprochen wird? Online Evaluation beinhaltet nicht mehr allein eine Medienresonanzanalyse zu Veröffentlichungen auf Blogs, Magazinplattformen, etc. sondern auch ein Monitoring, um herauszufinden, wo und wie über Ihr Unternehmen gesprochen wird und welche Themen bei Ihren „Fans“ gut ankommen. Sie hilft also auch beim Content Management.

PR- und Text-Agentur WörterladenEine systematische Online-Evaluation hilft Ihrem Unternehmen nachhaltig beim Aufbau und der Verbesserung Ihrer PR-Strategie. Denn, wenn Sie z.B. nicht wissen, woher Ihre Blog- oder Webseitenbesucher kommen, wie Sie diese halten können und welche Online-Veröffentlichungen sich auch auf den Besucherzahlen Ihrer Homepage auswirken, können Sie nicht gezielt Themen entwickeln und Maßnahmen ergreifen, um diese Besucher zu Wiederkehrern und letztendlich zu Kunden zu machen.

Das können Sie u.a. messen:

Quantitativ

  • – Besucher (Webseite, Blog)
  • – Pageimpressions (Webseite, Blog)
  • – Verweildauer (durchaus auch qualitativ, je mehr Unterseiten ein User besucht, umso wertvoller sind Ihre Themen für ihn)
  • – Reichweite Fans (Facebook), Follower (Twitter)
  • – Newsletter, RSS-Feed-Abonnenten

Qualitativ

  • – Veröffentlichungen auf Blogs, Online Magazinen (auch quantitativ)
  • – zahlende Kunden (Bestellungen)
  • – Sharing Rate (Liken, Teilen, Kommentieren auf Sozialen Netzwerken, im Blog)
  • – Präsenz in den Suchmaschinen (Google Pagerank, Alexa-Ranking)
  • – Erzielte Leads (z.B. durch Download-Angebote, Newsletter-Abonnentn etc.)
  • – Themenwahl (welches Ihrer Themen kommt bei der Zielgruppe gut an)

Legen Sie zuerst fest, was Sie mit der Online Evaluation erreichen wollen

Bevor Sie an die Erfolgsmessung gehen, müssen Sie wissen, was Sie messen wollen, z.B. Markenbekanntheit, Vertrauensbildung, Kundenbindung. Dementsprechend setzen Sie sich Ihre Ziele und planen den Einsatz Ihrer Monitoring-Instrumente. Formulieren Sie Ihre Zielsetzung für die Online-Evaluation so konkret wie möglich. Nur dann können Sie auch deren Erreichung überprüfen und letztendlich optimieren.

  • – Mehr Newsletter-Abonnenten durch eine professionelle Verbreitung über Facebook
  • – Umsatzsteigerung im Online-Shop über spezielle Social-Media-Aktionen
  • – Kundenzufriedenheit verbessern (z.B. durch positive Bewertungen)
  • – Markenbekanntheit steigern (z.B. in Steigerung der Follower-Zahlen, Fan-Zahlen)
  • – Personalrecruiting unterstützen (z.B. mehr Bewerbungen (Recruiting) aus sozialen Medien generiert als über klassische Stellenanzeigen)

Die Mindestanforderung: Google Alert einrichten

Mit Google Alert wissen Sie, was über Sie veröffentlicht und gesprochen wird. Online Evaluation fängt damit an, dass Sie sich und ihre Schlagworte kennen. Das heißt, bevor Sie ins Web hineinhorchen, sollten Sie definieren, mit welchen relevanten Begriffen Sie beim Monitoring arbeiten möchten. Das beinhaltet:

  • – Ihren Marken- / Unternehmensnamen (denken Sie dabei auch an mögliche falsche Schreibweisen)
  • – Ihre Marken- / Unternehmenshomepage
  • – Ihre Produktnamen
  • – Themen, zu denen Sie gefunden werden wollen, die Ihre Zielgruppe mit Ihrem Unternehmen/ Ihrer Marke verbinden soll
  • – durchaus auch die Unternehmens-/ Markennamen Ihrer Wettberwerber

Denn Online Monitoring ist mehr als Evaluation. Nun haben Sie die Möglichkeit, nicht nur zu wissen, was über Sie und Ihre Konkurrenz geschrieben, sondern auch gesprochen wird. So können Sie zeitnah teilnehmen am Dialog über Ihr Unternehmen und bei einem anstehenden Shitstorm positiv gegenlenken. Und Sie erhalten durch ein stringentes Themen-Monitoring wichtige Hinweise für mögliche Kampagneninhalte bis hin zum Kaufentscheidungsprozess.

Monitoring in Sozialen Netzwerken

Es ist sehr zeitaufwendig, sich über alle unternehmensrelevanten Themen im Internet zu informieren. Mit Google Alert erhalten Sie wenig bis keine Einblicke über Posts, Tweets und Kommentare zu Ihren Suchbegriffen. Dafür gibt es spezielle Social Monitoring-Tools, die Ihnen die Arbeit abnehmen, sich das aber auch einiges kosten lassen.

Für kleine Unternehmen mit wenig Suchvolumen reicht es, sich selbst auf die Suche zu machen:

  • – Über twitter.com/search finden Sie minutenaktuell heraus, was über Ihre Schlagworte auf Twitter gesprochen wird. Wenn Sie Tweetdeck nutzen, können Sie sich eigene Spalten für Ihr Twitter-Monitoring einrichten.
  • – Die sozialen Netzwerke wie Facebook, Google+, aber auch Xing und LinkedIn haben eine eigene interne Suche, deren Ergebnisse aber oft nicht sehr aussagekräftig sind.
  • – Auch über Google Blogsearch erhalten Sie relevante Suchergebnisse für Twitter oder Facebook – aber keine Garantie auf Vollständigkeit.
  • Je nach Thema macht es durchaus auch Sinn, dass Sie Foren wie gutefrage.net oder werweisswas.de nach Ihren Keywords durchsuchen. Für Hotels bieten sich vor allem die Bewertungsportale Holidaycheck, Trivago oder Hotel.de an. Dort können sich Hotels auch Benachrichtigungen zu Ihren Schlagworten einrichten.
  • – Über boardreader.com lassen sich Foren durchforsten, öffentliche Facebook-Beiträge erfasst kurrently.com für Sie.

Social Media Tracking – Einblicke in die Fanentwicklung

Neben quantitativen Entwicklungen wie der Fan/ Follower-Anzahl lassen sich über Ihre sozialen Netzwerke wichtige Einblicke über die eigenen Fans/ Follower analysieren. Ausschlaggebend für eine Fanseite ist nicht unbedingt die Anzahl der Fans, sondern die Aktivität der Fans und die finale Reichweite der Posts – durch Likes und Teilen oder auch Kommentare. Ein kostenloses Tool, mit dem Sie die Fan-Entwicklung bei Facebook oder die Follower einsehen können ist quintly.com. Damit können Sie z.B. bis zu 3 Fanpages über die letzten 30 Tage beobachten. Sinnvoll ist es hierbei die Profile Ihrer Wettbewerber in Korrelation zu Ihrer Fanpage / Ihres Twitter-Profils zu setzen. So lernen Sie auch, mit welchen Aktivitäten Ihre Konkurrenten hohes Engagement erzeugen konnten und können diese Themen zukünftig für sich nutzen. Zudem sollten Sie analysieren, welche Ihre besten Posts sind und welche gar nicht funktioniert haben.

Um nun die Interessen Ihrer Facebook-Fans mit Ihren Aktivitäten abzustimmen, sollten Sie regelmäßig auf Ihre Facebook Seitenstatistiken schauen nutzen. Es zeigt Ihnen nicht den Erfolg Ihrer einzelnen Posts, sondern auch demographische Informationen über Ihre Fans (Geschlecht, Alter, Geographie).

Content Controlling – qualitative Analyse Ihrer Social Aktivitäten

Quantitative Kennzahlen wirken kurzfristig überzeugend, aber Erfolg (Umsatzsteigerung, Kundenbindung, Image) erzeugen Sie vor allem mit qualitativen Messgrößen, den Sie durch guten Content erzielen, z.B. attraktive Leads, aus denen Sie zahlende Kunden generieren können. Dazu ist es wichtig, dass Sie die Wirkung Ihres Content-Angebots z.B. in einer Excel-Liste dokumentieren. Letztendlich gibt die Dokumentation Aufschlüsse darüber, welcher Content bei Ihrer Zielgruppe gut ankam. Dazu sollten Sie kontinuierlich Ihre Social Veröffentlichungen analysieren, aber auch Veröffentlichungen Dritter über Ihr Unternehmen/ Ihre Marke.

Dokumentieren Sie daher:

  • – Welche Tonalität haben die Beiträge der Nutzer? Wer schreibt kritisch? Wer empfiehlt Sie?
  • – Welche Meinungsführer (Influencer) beteiligen sich am Dialog, veröffentlichen Themen zu Ihnen und wie sind diese vernetzt?
  • – Welche Blogs, Seiten oder User sind für mein spezielles Thema wichtig (Meinungsführer, die sich am Dialog beteiligen?
    • – Wie kann ich mich am besten mit diesen Influencern vernetzen?
    • – Und wie sind diese wiederum vernetzt?
  • – Welche Keywords sind in Ihrem speziellen Kontext/in Ihrer Branche wichtig?

Arbeiten Sie unbedingt mit den Auswertungen Ihrer Online-Evaluation

Die Erfolgsmessung ist nur ein Teil des Monitorings. Wichtig ist, dass Sie nun mit den analysierten Daten auch effektiv arbeiten, indem Sie z.B.

  • – Themen besetzen oder verstärkt angehen, die Ihre Zielgruppe interessieren und/ oder mit denen Ihre Wettbewerber bereits Erfolg haben.
  • – Kampagneninhalte ändern, die keinen Erfolg hatten.
  • – Kritik an Produkten, Services nutzen, um diese zu verbessern.
  • – Erfolgreiche Veröffentlichungen in Magazinen, auf Blogs nutzen, um intensiver mit diesen zusammenzuarbeiten (Kooperationen, Gewinnspiele etc.).

Wichtig ist, dass Sie ersehen, welche Plattformen (eigene + von Dritten) und welche Art der Ansprache Sie näher an Ihre Zielgruppe gebracht haben. So können Sie zukünftig gewisse Plattformen intensivieren, andere komplett ausschließen.

Den ausführlichen Artikel mit Tipps zu Google Analytics und weiteren kostenlosen Monitoring-Tools lesen Sie in den aktuellen PRPraxis Ausgaben 10/2015.

Themen, die Sie zusätzlich interessieren könnten

  • – Storytelling – 5 Kennzeichen: Das erwarten Journalisten von einer guten Story
  • – Blogger Relations – Steigern Sie mit Bloggern die Sichtbarkeit und Glaubwürdigkeit Ihres Unternehmens
  • – E-Mail Verkehr – 3 Tipps für Sie: So werden Ihre E-Mails auch gelesen
  • – Kommunikation – Lampenfieber? So bekommen Sie Ihre Aufregung und Anspannung in den Griff
  • – Kundenkommunikation – 3 Wege, wie Sie schlechte Nachrichten für Ihre Kunden gut verpacken
  • – Kunden (um)werben – Überzeugen Sie Ihre Kunden durch einen Service der Extraklasse und durch Qualität

PRPraxis – hautnah an PR-Themen, die Sie interessieren

Möchten Sie sich in PR, Marketing und Social Media weiterbilden? Dann nehmen Sie mit PRPraxis Kontakt auf und PRPraxis bestellen. PRPraxis ist das Ratgeber-Magazin für die PR-Branche. Dort finden Sie Ideen, Anleitungen und Konzepte rund um Ihre Öffentlichkeitsarbeit. News, Trends, Experten-Tipps und aktuelle Rechts-Tipps ergänzen das Informationsangebot online. Das Redaktionsteam der PRPraxis erklärt ihnen ganz konkret, wie Sie Ihre Presse- und Öffentlichkeitsarbeit effizienter, schneller und erfolgreicher gestalten können.

Anwenderbericht verfassen – Kundenprojekte für Ihre PR

Mittwoch, 6. Mai 2015

7 Tipps und Checkliste für die Veröffentlichung von Anwenderberichten

Hand aufs Herz. Wie viele Pressemeldungen zu neuen Produkten und Personalmeldungen, Messeauftritte und Kooperationen schicken Sie regelmäßig an Ihre Redakteure? Und dabei sind Sie nicht allein – auch andere Unternehmen haben etwas Neues zu berichten. Hier aus der Masse herauszustechen, ist schwer. Denn Innovationen sind rar und ein neues Update ist gerade mal bei den Big Playern wie Apple, Samsung oder Microsoft interessant. Ein Anwenderbericht in einem Ihrer Fachmedien birgt viel größere Chancen auf Veröffentlichung. Wenn dieser bestimmten Regeln folgt.

PR- und Text-Agentur WörterladenAnwenderberichte zu verfassen bietet sich vor allem bei erklärungsbedürftigen Produkten an, deren Vorteil am besten durch ein Best Practice Beispiel klar werden. Redaktionen sind immer auf der Suche nach lösungsorientierten Themen und veröffentlichen gerne Ihren Artikel.

Die Vorteile – Imagetransfer und Kundengewinnung

Mit einem Anwenderbericht, den Sie verfassen, können Sie nicht nur Ihr eigenes Unternehmen positiv in die Medien bringen, sondern auch Ihren Kunden. Sie lenken die Aufmerksamkeit auf das Referenzunternehmen, das dank Ihres Produktes zukünftig z.B. wettbewerbsfähiger ist, schneller am Markt agieren kann und zusätzlich noch Kosten einspart.

Ihr Kunde ist mit der redaktionellen Berichterstattung äußerst zufrieden und empfiehlt sie auch gerne weiter. Und potentielle Kunden, die vor einem ähnlichen Problem stehen, können Sie mit einem Anwenderbericht zu einer Kaufentscheidung motivieren.

Das Fachmedium – der richtige Partner für Ihren Artikel

Anwenderberichte oder auch Case Studies finden sich fast ausschließlich in Fachmagazinen. Diese bieten meist nur ein kleines Spektrum an News-Seiten, dafür umso mehr Lösungsszenarien für ihre Leser.

  • – Schauen Sie sich Ihre wichtigsten Fachmedien an und studieren sie deren Themen. Nutzt das Medium viele Anwenderberichte, können Sie versichert sein, dass es auch an Ihrem Interesse zeigt.
  • – Die bereits veröffentlichten Anwenderberichte geben Ihnen zudem einen Eindruck, wie Sie Ihren eigenen strukturieren und mit Inhalten füllen.
  • – Bieten Sie einem bestimmten Fachmedium ein Anwender-Thema an. Sprechen Sie direkt mit dem zuständigen Redakteur und machen ihm das Thema schmackhaft.
  • – Natürlich können Sie den Anwenderbericht auch an einen größeren Fachverteiler schicken – die Inhalte sollten nur zu deren Schwerpunktthemen passen.

Das Thema – Finden der passenden Referenz

Komplexe Themen lassen sich schlecht in einer Pressemeldung verarbeiten. Der hohe Nutzen Ihres Produkts und sein großes Einsparpotential für Anwender haben sich aber bereits bei einem ihrer Kunden bestätigt. Dann haben Sie bereits die Grundlagen für einen lösungsorientierten Anwenderbericht.

Nutzen Sie Ihren Referenzkunden und bitten ihn, ihre Fallstudie mit harten Fakten wie Investitionskosten, Personaleinsatz, aber eben auch bereits messbaren Einsparungen zu untermauern.

Die Sprache – sachlich und anschaulich

Der Anwenderbericht ist keine Ihrer Imagebroschüren. Marketingsprache ist hier fehl am Platz. Ihr Bericht sollte neutral formuliert sein und journalistischen Schreibkriterien entsprechen. Nutzen Sie Elemente aus Feature und Reportage, um Ihr Thema anschaulich zu formulieren, um das Interesse des Lesers bis zum letzten Satz zu halten.

Die Struktur – von der Herausforderung zur Lösung

Ein Anwenderbericht beschreibt klar das Wirkungsumfeld des Unternehmens. Umso wichtiger ist es, dass der Anwenderbericht, den Sie verfassen, professionellen Anforderungen standhält. Der Leser soll den Produktnutzen verstehen, nachvollziehen und im optimalen Fall auf seinen konkreten Bedarf anwenden können. Je konkreter die Beschreibung einer bereits realisierten Lösung umso überzeugender für potentielle Kunden. Denn was überzeugt einen potenziellen Kunden mehr, als die möglichst konkrete Beschreibung bereits realisierter Lösungen.

Denken Sie beim Anwenderbericht verfassen immer daran: Er wird aus der Perspektive des Anwenders geschrieben. Er gliedert sich in drei Teile:

  • – die Herausforderung beinhaltet die Ausgangslage und Vorüberlegungen,
  • – die Lösung beschreibt die Installation und die dabei aufgetretenen Schwierigkeiten
  • – und der letzte Teil befasst sich mit den Kosten und dem Nutzen des Projekts.

Der Leser – klarer Fokus auf Nutzen

Überlegen Sie beim Schreiben immer, welchen Nutzen der Leser von diesem Anwenderbericht hat. Er soll klar und deutlich erfahren, wie sich das Produkt im Praxiseinsatz bewährt hat und warum es das richtige für die Problemstellung des Referenzkunden war. Und im Idealfall auch für seine eigenen Investitionen.

Die Bilder – immer schön aussagekräftig

Ein Anwenderbericht füllt meist 2-4 Seiten in dem Fachmedium. Und kommt daher nicht ohne Bildmaterial aus. Sammeln Sie beim Kunden Vorher- Nachher-Bilder, Bilder Ihrer Lösung im Einsatz, auch durchaus Detailbilder. Achten Sie darauf, dass die Bilder Ihren Text sinnvoll unterstreichen und schicken Sie lieber eine größere Auswahl an die Redaktion.

Checkliste für das Verfassen Ihres Anwenderberichts

  • – Festlegen des Themas
  • – Referenzkunden auswählen und Einverständnis von diesem schriftlich einholen
  • – Mit Referenzkunden die harten Fakten zu Ihrem Projekt besprechen (Herausforderung, Lösungsansatz, Kosten/Nutzen)
  • – Inhalte und Zitate mit Kunden abklären
  • – Gutes Bildmaterial zu Produkten, Einsatzgebiet, Vorher/ Nachher-Szenarien sammeln
  • – Passende Fachmedien aussuchen
  • – Themenpläne der Fachmagazine recherchieren: passt mein Thema zu einem zukünftigen Special/ Schwerpunkt?
  • – Redakteur kontaktieren und Anwenderbericht anbieten
  • – Hohe Vorlaufzeit von zwei- bis Vierseitern bei den Medien beachten
  • – Anwenderbericht zusätzlich an Fachpresseverteiler schicken
  • – Anwenderbericht nach Veröffentlichung in Fachmedium als Marketingmaterial nutzen: auf Unternehmenswebseite stellen, im Unternehmensnewsletter/ in Kundenmagazinen veröffentlichen, in Pressemappen auf Messen beilegen

Content Marketing – in 4 Schritten zur spannenden Unternehmensgeschichte

Dienstag, 3. Februar 2015

In jedem Unternehmen stecken spannende Geschichten, die erzählt werden wollen. Es gibt aber auch immer wieder Themen, die jährlich auftauchen und die trotzdem spannend bleiben sollen. Bei diesen ist es wichtig, dass Sie Ihre Geschichte neu erzählen. Wie Sie das schaffen und welche Kommunkationskanäle sich für welche Art von Content anbieten, zeigen wir Ihnen anhand eines Beispiels.

Content Marketing - Amazon bringt Geschichten hinter Geschenken

Perfektes Content Marketing: Alle Jahre kommt Weihnachten und alle Jahre schicken Onlineshops/ Marken ihre Geschenkideen an die Redaktionen. Einen spannenden Weg ging Amazon 2014. Er stellte nicht die Produkte in den Vordergrund, sondern die Geschichten dahinter.

Guter Content will geplant sein. Es geht nicht nur ums Sammeln von Themen und Informationen, sondern auch um die intelligente Verpackung und Bereitstellung der Informationen. Spannend inszenierter Content bringt Besucher auf Ihre Webseite, Ihren Blog oder Ihre Social Media Kanäle und bindet (Neu)Kunden.

Schritt 1: Finden Sie heraus, welche Geschichten in Ihrem Unternehmen stecken

In Ihrer Jahresstrategie legen Sie bereits die Kommunikationsziele und Hauptthemen für Ihre PR-Planung fest. Nutzen Sie Ihre Hauptthemen und brechen Sie diese auf Einzelaspekte herunter. In diesen Einzelaspekten erkennen Sie bereits Anhaltspunkte für Geschichten, die Ihr Hauptthema unterstützen. Verknüpfen Sie diese Themen zusätzlich mit Ihren Botschaften (z.B. „Menschen für Menschen“) und Unternehmenszielen. Wenn Sie immer wiederkehrende Themen wie Messebesuche, neue Produktzyklen, Jahreskonferenz (intern) haben, versuchen Sie diese aus neuen Blickwinkeln zu betrachten – vor allem in den Details liegen Geschichten verborgen.

Schritt 2: Überlegen Sie nun genau, welche Zielgruppe Sie mit Ihren Themen ansprechen möchten

Content kommt nur dann beim Publikum an, wenn dieses Ihre Informationen hilfreich findet. Überlegen Sie sich also genau, welche Bedürfnisse Ihre Zielgruppe hat und wie Sie diese mit Ihren Themen befriedigen können.

Schritt 3: Überlegen Sie sich, welche Geschichte Ihre Zielgruppe hören möchte und mit welchem Medium diese erzählt werden soll

Sie haben nun Ihre Zielgruppen und Ihre Erzählstränge analysiert. Nun müssen Sie passende Erzälstränge auswählen, mit Content füllen und für beide Seiten (Unternehmen und Kunden) gewinnbringend veröffentlichen. Dazu stehen Ihnen alle Ihre Kommunikationskanäle zur Verfügung. Sie müssen jetzt nur entscheiden, welcher Kanal wie bespielt werden soll; welcher am sinnvollsten Ihre Botschaften/ Ihre Geschichte transportiert.

Schritt 4: Machen Sie sich einen Plan

Der letzte Schritt ist der einfachste. Sie haben nun alle Einzelteile für Ihre Hausmesse. Diese müssen Sie jetzt nur in einen Redaktionsplan setzen. Dieser sollte neben den die Einzelaspekte zum Thema „Hausmesse“einzelnen Content-Gattungen (Infografik, Video, Text) und Kommunikationskanälen (Blog, Webseite, Twitter, Pressemeldung, Interview) enthalten. So vergessen Sie keines Ihrer Content-Themen und sehen, ob Sie zudem einen crossmedialen Mix an Gattungen und Kommunikationskanälen hinbekommen haben, um ihre Zielgruppe zu erreichen.

Schärfen Sie Ihren Blickwinkel für Geschichten im Unternehmen. Wiederkehrende Themen können immer wieder spannend neu erzählt werden. Ihre eingespielten Kommunikationskanäle müssen Sie nicht neu erfinden, dafür Ihre Gattung, wie Sie Ihre Geschichte Ihrer Zielgruppe präsentieren wollen, z.B. als Video, Infografik oder gar Podcast. Neuen Möglichkeiten sind keine Grenzen gesetzt. Experimentieren Sie ruhig mit neuen Darstellungsformen und schauen Sie, wie diese von Ihrer Zielgruppe angenommen werden.

Den ausführlichen Artikel mit noch mehr Tipps und Beispielen lesen Sie in der aktuellen PRPraxis 3/2015.

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PRPraxis – hautnah an PR-Themen, die Sie interessieren

Möchten Sie sich in PR, Marketing und Social Media weiterbilden? Dann bestellen Sie sich PRPraxis alle zwei Wochen ins Haus. PRPraxis ist das Ratgeber-Magazin für die PR-Branche. Dort finden Sie Ideen, Anleitungen und Konzepte rund um Ihre Öffentlichkeitsarbeit. News, Trends, Experten-Tipps und aktuelle Rechts-Tipps ergänzen das Informationsangebot online. Das Redaktionsteam der PRPraxis erklärt ihnen ganz konkret, wie Sie Ihre Presse- und Öffentlichkeitsarbeit effizienter, schneller und erfolgreicher gestalten können.

B2B-Kommunikation – etablieren Sie sich als Experte bei Fachmedien und Kunden

Mittwoch, 14. Januar 2015

Social Media macht auch die Business-Kunden Kommunikation transparenter. B2B-Firmen, die sich mit ihrem Produkt- und Service-Spektrum vor allem an den Fachhandel oder Unternehmen wenden, müssen nun auch in ihrer Kommunikation umdenken. Mit dem richtigen Medien-Mix aus klassischer Pressearbeit und Online PR gepaart mit Face-to-Face-Kommunikation bringen Sie ihre Botschaften direkt an den Kunden.

Die Herausforderung in der B2B-Kommunikation besteht darin, nicht den Endverbraucher von sich zu überzeugen, sondern Händler oder Entscheider im Unternehmen, die die Produkte oder Services entweder weiterverkaufen oder für ihr Unternehmen nutzen. Hat früher noch ein Flyer an die Kundenadressen genügt, um auf neue Produkte aufmerksam zu machen, ist die B2B-Kommunikation dank Internet und Social Media vielschichtiger geworden. Die Kunden haben eine höhere und schnellere Vergleichbarkeit an Produkten, so dass Unternehmen nicht mehr allein mit dem Mehrwert ihres Produktes ködern können, sondern mit dem Image des Unternehmens.

Überzeugen Sie B2B-Entscheider bereits in der Pre-Sales Phase

In erster Linie geht es bei B2B-Beziehungen darum, Vertrauen in die Marke zu festigen. B2B-Kunden sind Suchende, die vor einem Problem stehen, das Sie mit Ihrer Hilfe lösen möchten. Bringen Sie sich durch gute PR bereits vor Problemerkennung in die Köpfe Ihrer potentiellen Kunden und begleiten Sie diese mit allen für sie wichtigen Informationen während ihres Entscheidungsprozesses:

  1. Pre-Sales — Das Problem ist noch unbekanntDie B2B-Entscheider halten sich über aktuelle Entwicklungen (Markt, Produktbereiche) auf dem Laufenden. Informationsquellen sind dabei vor allem Whitepaper, die Fachpresse sowie eigene Internetrecherchen.
  2. Initial Sales – Das Problem ist erkannt und nun gilt es, dieses zu lösen
    Neben den Rechercheleistungen im Internet und in der Fachpresse kommen nun Empfehlungen als wichtige Quelle für eine Kaufentscheidung hinzu.
  3. Mid-Sales – Lösungen werden identifiziert, Anbieter in Betracht gezogen
    Nun haben die Unternehmen die Chance in eine engere Wahl zu kommen, die durch aktive Kommunikation von sich reden gemacht haben. Face-to-Face-Kommunikation auf Messen und Roadshows bringen Sie mit Ihren Kunden ins Gespräch.
  4. Final Sales – Entscheidung für einen Anbieter, KaufvorbereitungIn der Entscheidungsphase kommt nun Ihr Vertrieb ins Spiel, der die richtigen Argumente für Ihr Produkt liefert sowie Ihre Produkt-Flyer, Zusatzleistungen, Kundenservices anpreist.

Damit müssen Sie Ihre PR-Themen „aufladen“:

  1. Schaffen Sie eine Vertrauensbasis: Zeigen Sie sich Ihren Kunden gegenüber als Partner und Unterstützer (Lösungsanbieter).
  2. Geben Sie Ihren (potentiellen) Kunden Orientierung: Nutzen Sie Ihre Fachexpertise zu Marktentwicklung und Trends und kommentieren diese.
  3. Stellen Sie die Anwendung und den Nutzen Ihrer Produkte in den Vordergrund.
  4. Beeinflussen Sie die Entscheidungen: Zeigen Sie klar die Innovationskraft Ihrer Produkte, welche Leistungen und Kundenservices die Kunden vom Produkt erwarten können.
  5. Gehen Sie mit Herstellern kompatibler Produkte Kooperationen ein, um gemeinsam intelligente Produkt-Bundles (Systemlösungen) anzubieten und dafür gemeinsam PR zu machen.

Mit dieser PR-Strategie machen Sie sich einen Namen:

  1. Lassen Sie Experten zu Marktentwicklungen, Trends, Ihren Produkten und Lösungen sprechen – aus Ihrem Haus, von Partnerunternehmen, von Hochschulen und Verbänden
  2. Nutzen Sie Ihr Experten-Wissen und kreieren Sie daraus Themen (rund um Ihre Produktlösungen, Services, Marktumfeld, Innovationen, Zukunftsvisionen)
  3. Beziehen Sie Ihre zufriedenen Kunden als Referenzen ein (Case Studies, Empfehlungen (Zitate, Statements) , Vorzeigeprojekte)
  4. Beteiligen Sie sich an Branchen-Diskussionen und verbreiten Sie dabei geschickt Ihre Botschaften.
  5. Teilen Sie Ihr Wissen mit Ihren Kunden – das erhöht das Vertrauen in Ihr Unternehmen und Ihre Produkte.
  6. Geben Sie Ihren Kunden Storys. Laden Sie Ihre Produkte emotional auf, in dem Sie eine entsprechende Bilderwelt kreieren und Einblicke in Ihr Unternehmen zulassen. Denn der Kunde möchte auch im B2B-Bereich emotional abgeholt und angesprochen werden. Das Bauchgefühl bei einer Business-Entscheidung sollten Sie nicht unterschätzen.

Welche Kommunikationsziele Sie ans Ziel bringen und spannende Best Practice Beispiele aus Unternehmen lesen Sie in der aktuellen PRPraxis 1/2015.

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PRPraxis – hautnah an PR-Themen, die Sie interessieren

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Content Marketing mit nutzwertig erstellten Whitepapers

Mittwoch, 10. Dezember 2014

Wie sieht es bei Ihnen in Sachen Content Marketing aus? Gerade im B2B-Bereich ist das Marketinginstrument – Content statt Produktinformationen – äußerst Erfolg versprechend. Gut eingesetzt und vermarktet, generiert Content Marketing Vertriebskontakte. Vor allem das Erstellen von Whitepapers als Marketingmedium ist vielversprechend – damit positionieren Sie sich zusätzlich als Lösungsanbieter.

Erstellen Sie Whitepapers, die vor allem eines zeigen Ihr fachliches Expertentum. Davon profitiert auch Ihr Unternehmensimage. Der Trend in der B2B- Kommunikation geht klar zum nutzergenerierten Inhalt. Neben harten Fakten entscheiden immer mehr das Know-how im Unternehmen über den wirtschaftlichen Erfolg. Gerade nutzwertige, informative Dokumente spielen im Internet eine Rolle. Nutzen Sie also verstärkt Ihr internes Wissen und machen Sie daraus Content für Kunden.

Der Erfolg von Whitepapers – vielersprechend

Whitepapes vermitteln komplexe Inhalte lösungsorientiert – sie sind dabei wie eine Gebrauchsanleitung: Ihre Kunden haben eine Frage zu einem bestimmten Thema, Sie haben die Antwort. Mit Whitepapers erzielen Sie hohe Aufmerksamkeit, denn der Leser konsumiert Ihre Informationen aktiv, um an die Lösung seines Problems zu kommen.

Themen für Whitepaper  – abhängig von Branche und Einsatzgebiet

Mit Whitepapers schulen Sie Ihre Kunden, in dem Sie ihnen komplexe Inhalte leicht verständlich vermitteln. Dabei wird Ihr Kunde überzeugt, nicht überredet. Sie positionieren sich also als Experte auf Ihrem Gebiet und erzeugen eine hohe Glaubwürdigkeit für Ihr Unternehmen.

Die Themen sind dabei äußerst vielfältig – je nach Branche und Einsatzgebiet.

Als IT-/ Technologie/ (Maschinen)Bau-Unternehmen können Sie neue oder grundlegende Produkte, Technologien, Standards oder Bauweisen erklären.

  1. Sie können das Whitepaper als Leitfaden formulieren, indem Sie z.B. eines Ihrer erklärungsbedürftigen Produkte in Kontext eines Anwendungsbeispieles setzen und die dafür nötige Umgebung skizzieren.
  2. Sie zeigen anhand einer Guideline, wie Ihr Kunde durch das Einsetzen Ihres Produkts / Ihrer Systemlösung einen hohen Return-on-Investment generiert, was sich auf weitere Unternehmensebenen (operatives Geschäft) auswirkt.
  3. Oder Sie erläutern, wie Ihr Kunde skizzierte Branchen- oder Technologietrends nutzt, in seine Planung einbezieht und intelligent einführt.

Als Wirtschafts-, Branchen-Verband, Bildungs- und Umweltinstitut können Sie Empfehlungen aussprechen, indem Sie aktuelle Probleme in Wirtschaft, Umwelt etc. skizzieren und Ihren Verbandsmitgliedern/ Kunden aufzeigen, welche Lösungen es für sie gibt.

Sie können Studienergebnisse zusammen mit einem Marktforschungsinstitut oder (Fach)Hochschulen, eigenen Erhebungen bei Ihren Kunden aufgreifen und daraus Ratschläge formulieren.

Unternehmensberater, PR/ Social Media Berater, Fotografen können sich Aspekte aus Ihrer Tätigkeit herausgreifen und zu diesen Themen Ratgeber-Whitepapers verfassen.

Selbst Lifestyle- und Verbraucher-Themen können Sie in einem Whitepaper für Ihre Endkunden darstellen: Der Blumenversand24.com hat ein E-Book entwickelt, worauf Kunden achten sollten, wenn sie sich Blumen liefern lassen.

Aufbau und Form von Whitepapers – machen Sie Lust aufs Lesen

  1. Das Deckblatt sollte in den Farben Ihres Corporate Designs gehalten sein. So erhöhen Sie den Imagetransfer.
  2. Der Titel und Untertitel machen klar, um welches Thema es sich handelt und wer für das Whitepaper verantwortlich ist. Zudem müssen Sie in wenigen Worten den Nutzen verdeutlichen.
  3. Arbeiten Sie mit einem fundierten Inhaltsverzeichnis.
  4. Unterteilen Sie Ihr Whitepaper in bestimmte Kapitel, die sie mit passenden Überschriften kennzeichnen. Jedes Kapitel sollte auf einer neuen Seite beginnen.
  5. Ein Summary zu Beginn fasst die wichtigsten Punkte des Whitepapers
  6. zusammen.
  7. Die Einleitung hingegen schildert und analysiert die Aufgabenstellung (Problem, Situation etc.).
  8. Im Hauptteil stellen Sie Ihre Lösungsansätze dar – mit Begründung; hier können Sie subtil als Lösung Ihr Produkt einfließen lassen.
  9. Bauen Sie immer wieder Zwischenüberschriften ein, diese erhöhen die Lesbarkeit Ihres Textes und führen den Leser durch die Thematik.
  10. Die Schlussbemerkung fasst die Kernaussagen noch einmal prägnant zusammen.
  11. Im Anhang finden sich ein kurzes Autorenprofil, das Firmenprofil sowie die kompletten Kontaktdaten.
  12. Verzichten Sie im Whitepaper selbst auf Hintergrundsfarben. Am besten zu lesen ist immer noch schwarzer Text auf weißem Grund.
  13. Achten Sie auf eine komfortabel zu lesende Schriftart – möglichst serifenlos – und Schriftgröße (je nach Schriftart 11 od. 12 Pkt, nicht mehr als 14 Pkt.).
  14. Seitenzahlen geben dem Leser eine Orientierung. Er weiß bereits vor dem Lesen, ob die (hohe) Seitenanzahl das Thema rechtfertigt.
  15. Achten Sie darauf, dass der Umfang Ihres Whitepapers 5-12 Seiten nicht überschreitet. Länger als 15 Seiten liest niemand, ist das Thema auch noch so nutzwertig. Wenn Sie mehr Seiten benötigen, überlegen Sie, ob es nicht sinnvoller ist, aus dem Whitepaper eine Serie zu machen.

Wie Sie Ihre Whitepapers im Detail erstellen und erfolgversprechend vermarkten finden Sie in der aktuellen PRPraxis 25/2014.

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PRPraxis – hautnah an PR-Themen, die Sie interessieren

Möchten Sie sich in PR, Marketing und Social Media weiterbilden? Dann bestellen Sie sich PRPraxis alle zwei Wochen ins Haus. PRPraxis ist das Ratgeber-Magazin für die PR-Branche. Dort finden Sie Ideen, Anleitungen und Konzepte rund um Ihre Öffentlichkeitsarbeit. News, Trends, Experten-Tipps und aktuelle Rechts-Tipps ergänzen das Informationsangebot online. Das Redaktionsteam der PRPraxis erklärt ihnen ganz konkret, wie Sie Ihre Presse- und Öffentlichkeitsarbeit effizienter, schneller und erfolgreicher gestalten können.