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Das persönliche Gespräch – barrierefrei miteinander kommunizieren

Im Zeitalter der digitalen Kommunikation sollten Sie verstärkt auf das persönliche Gespräch setzen. Nur Face to Face erfahren Sie durch Mimik, Gestik die wahren Gefühle Ihres Gegenübers. Das persönliche Gespräch ist immer noch eines der effizientesten Kommunikationsinstrumente der internen Kommunikation – dank Video-Schaltung via Skype auch über Landesgrenzen hinweg.

Die Interne Kommunikation hat in den letzten Jahren durch Social Media und dem digitalen Fortschritt viele Neuerungen und Umwälzungen erlebt. Was ihr aber geblieben ist, ist das persönliche Gespräch zwischen Geschäftleitung und Führungskraft, Geschäftleitung und Mitarbeitern, Führungskraft und Mitarbeitern oder Mitarbeitern untereinander. Das, was in Rauchpausen und Kaffeeautomaten an zwischenmenschlichen Gesprächen entsteht, sollten Sie sich für die Interne Kommunikation zu nutze machen und kultivieren.

8 Vorteile des persönlichen Gesprächs

  1. vermittelt Aufgaben und Ideen – im Unternehmen, in einer Abteilung
  2. überzeugt Mitarbeiter für ein wichtiges Thema
  3. begleitet Mitarbeiter und Führungskräfte auf einem neuen Weg
  4. fördert das Vertrauens zum Unternehmen
  5. stärkt das Arbeitsklima
  6. lässt Mitarbeiter am Unternehmensgeschehen mitgestalten
  7. gibt direktes Feedback
  8. klärt schnell Unklarheiten/ Problemen

Im persönlichen Gespräch können Sie am besten Verständnis für Veränderungen im Unternehmen schaffen – im ersten Schritt bei den Führungskräften und dann bei der Belegschaft. Gerade über Change-Themen möchten die Mitarbeiter Ihre direkten Vorgesetzten oder die Geschäftsleitung möglichst „live“ informiert werden. Wichtige Aussagen im Originalton geben eine bessere Orientierung.

Das persönliche Gespräch kann schnell Barrieren abbauen – Führungskräfte dienen dabei als wichtige Multiplikatoren, die im ersten Schritt aber selbst sich mit dem aktuellen Thema vertraut machen müssen. Das passiert am besten durch eine persönliche Ansprache der Geschäftsleitung sowie detaillierte Handouts für das Gespräch mit den Mitarbeitern.

Dialog-Instrumente für einen offenen Meinungsaustausch – z.B. um Change-Themen zu vertiefen, um zu wissen, was den Mitarbeitern aktuell unter den Nägeln brennt, bieten sich an als

  • Teamgespräche (Führungskräfte-Kommunikation)
  • Frühstück mit der Geschäftsleitung
  • Austausch über Social Intranet (Mitarbeiter untereinander, Geschäftsleitung, Oberes Management)
  • Workshops zu Change-Themen, neuen Visionen und Werten (Führungskräfte, Personalabteilung)

Durch das persönliche Gespräch sollen die Mitarbeiter für schwierige Themen und unangenehme Aufgaben gewonnen werden. Die Geschäftsleitung und Führungskräfte öffnen sich dem Dialog mit den Mitarbeitern und schaffen somit Vertrauen in die Kompetenz der Führungsebene. Emotionen spielen beim Gespräch eine große Rolle, die Geschäftsleitung inszeniert das Thema durch Mimik und Gestik sowie einer „flammenden“ Rede, um die Mitarbeiter aufzurütteln und ins Boot zu holen.

Die 6 Top-Erfolgsfaktoren des Dialogs sind dabei

  1. Offenheit und Transparenz – halten Sie nicht mit Details hinterm Berg
  2. Glaubwürdigkeit – gehen Sie offen mit kritischen Fragen um
  3. Regelmäßigkeit – vereinbaren Sie fixe Termine für Ihre Dialog-Instrumente
  4. Emotionalität – legen Sie Patos in Ihre Stimme, zeigen Sie den Mitarbeitern, dass Ihnen das Thema auch am Herzen liegt
  5. Verständlichkeit – Sprechen Sie die Sprache der mitarbeiter
  6. Nachhaltigkeit – informieren Sie weiter durch Handouts, Nachberichterstattung in internen Medien

7 Bausteine für einen gelungenen Dialog:

Auch die Dialog-Maßnahmen müssen konzeptionell vorbereitet und inszeniert werden, um den Nerv der Zuhörer (Mitarbeiter) zu treffen.

  1. Bringen Sie die Hauptaussagen auf den Punkt. Inszenieren Sie mit der Geschäftleitung deren Rede (z.B. persönliche Geschichte als Beispiel einbringen).
  2. Unterstreichen Sie das Gesagte mit einer ansprechenden Präsentation – damit die Zuhörer nochmals schwarz auf weiß die Hauptaussagen nachlesen können.
  3. Bringen Sie die Persönlichkeit der Geschäftsleitung, der Führungskräfte ins Spiel: Tonlage beim Sprechen, Mimik und Gestik sollen das Gesagte stärken.
  4. Planen Sie für Ihre Versammlungen, Gespräche genügend Zeit ein (1-1,5 Std. Versammlung, Workshop 4 Std., Chat 8-10 Std. – je nach Arbeitstag)
  5. Geben Sie frühzeitig Termine und Inhalte bekannt – veröffentlichen Sie z.B. bei der anstehenden Mitarbeiterversammlung eine Agenda im Intranet und verschicken sie diese auch per Mail. Geben Sie den Mitarbeitern bereits die Möglichkeit, Fragen zu stellen, die Sie sammeln und anonym an die Geschäftsleitung, den Mitarbeiterbeirat oder die Personalabteilung weiterleiten.
  6. Wählen Sie einen ruhigen, ungestörten Ort, der ausgestattet ist mit dem nötigen technischen Equipment, Bestuhlung und guter Sicht auf die Referenten.
  7. Bieten Sie je nach Thema Ansprechpartner im Unternehmen an, an die sich die Mitarbeiter für weitere Fragen wenden können.

Das persönliche Gespräch hat auch im Zeitalter von Kurznachrichten nicht ausgesorgt. Kein anderes internes Kommunikationsinstrument ermöglicht einen Meinungsaustausch auf Augenhöhe und ein direktes Feedback. Es gibt viele dialoggesteuerte Instrumente, die Sie kontinuierlich nutzen sollten. Flankieren sollten Sie das persönliche Gespräch mit Ihrem eingespielten Instrumentenmix. In Mitarbeiterzeitschrift, Intranet und Newsletter können Sie das Thema weiter vertiefen und nachhaltig in die Köpfe der Mitarbeiter bringen.

Den ausführlichen Artikel mit allen Tipps lesen Sie in der aktuellen PRPraxis Ausgaben 24/2015.

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