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Instrumentenauswahl in der Internen Kommunikation

Ist Ihre Instrumentenauswahl in der Internen Kommunikation immer noch zeitgemäß und wird genutzt?

Digitale Transformation, Live-Events, Social Media, Social Intranet. Die Interne Kommunikation steht vor einem Umbruch. Wie viel persönlichen Dialog benötigt die heutige Kommunikation, wie viel Printmedien oder gar Apps? Nutzen Sie das Sommerlich und überprüfen Sie Ihre Instrumentenauswahl. Welche sind noch zeitgemäß, können Sie mit ihnen alle Mitarbeiter erreichen? Benötigen Sie zusätzliche?

Instrumentenauswahl in der Internen Kommunikation

Auf die richtige Instrumentenauswahl kommt es in der Internen Kommunikation an, damit die Botschaften ankommen. Foto mini.musik – Große Musik für kleine Menschen e.V.

Gerüchte und Flurfunk haben oft dann eine Chance, wenn es Mängel in der formellen Internen Kommunikation gibt. Eine breite Instrumentenauswahl bedeutet noch lange nicht, dass diese gerne genutzt werden. Und die Inhalte den Wünschen und Bedürfnissen der Mitarbeiter entsprechen und deren offene Fragen beantworten. Analysieren Sie daher regelmäßig Ihre Kommunikationsmedien nach

  • – Themen
  • – Inhalt
  • – Aussagekraft
  • – Vollständigkeit
  • – Aktualität
  • – Attraktivität der thematischen Aufbereitung
  • – Verbreitungsweg

Haben Sie eine jährliche Mitarbeiterbefragung? Dann nutzen Sie diese für die Abfrage kommunikationsrelevanter Themen.

Ihre Instrumentenauswahl in der Internen Kommunkation auf dem Prüfstand

Checken Sie regelmäßig (alle 2-3 Jahre) Ihre Kommunikationsmedien nach folgenden Kriterien:

  • – Welche Kommunikationsmedien nutzen Sie?
  • – Auf welche Kommunikationsmedien können alle Mitarbeiter zugreifen?
  • – Handelt es sich um einen Kommunikationsmix und decken Ihre Kommunikationsmedien auch den persönlichen Dialog ab?
  • – Wie regelmäßig nutzen Sie welches Kommunikationsmedium?
  • – Welche zusätzlichen Kommunikationsmedien sind sinnvoll?
  • – Bezugnehmend auf die Mitarbeiterstruktur:
  • – Wer braucht welche Informationen, um seine Aufgaben zu erfüllen?
  • – Welche Kommunikationsmedien tragen zu einem Gemeinschaftsgefühl bei?
  • – Welche Kommunikationsmedien können die Unternehmenskultur verbessern/ stützen, die Motivation der Mitarbeiter fördern?

Machen Sie den Gegencheck und befragen Sie zusätzlich die Mitarbeiter zu Ihren Kommunikationsmedien.

  • – Welche Kommunikationsmedien kennen Sie? Sie klein schreiben, da es sich um die Mitarbeiter handelt und diese hier nicht direkt angesprochen werden.
  • – Welche Kommunikationsmedien nutzen Sie regelmäßig?
  • – Welche Kommunikationsmedien wären zusätzlich sinnvoll?
  • – Welche Kommunikationsmedien könnten wir wie verbessern?

Instrumentenauswahl in der Internen Kommunikation zu formeller Informationsweitergabe

E-Mail (nach Bedarf)

Die E-Mail ermöglicht immer noch eine schnelle Weitergabe an Neuigkeiten. Der Mitarbeiter sollte anhand des Absenders direkt erkennen, ob die News aus der Personalabteilung kommt, aus dem Management, der PR-Abteilung oder vom Betriebsrat. Nutzen Sie daher diverse Mailadressen, um die jeweiligen Informationen einzuordnen.

Interner Newsletter (1x/ wöchentlich)

Instrument, um Neuigkeiten aus dem Unternehmen zu bündeln und redaktionell aufzubereiten – mit Foto und in schönem Layout. Newsletter wird in der PR-Abteilung erstellt und erscheint regelmäßig am gleichen Tag (z.B. jeden Montag). Wer keinen E-Mail-Zugang besitzt, kann den Newsletter am Schwarzen Brett lesen.

Schwarzes Brett (nach Bedarf)

Auch im digitalen Zeitalter hat das Schwarze Brett gerade bei produzierende Unternehmen, Logistik- oder Speditionsunternehmen, deren Mitarbeiter keinen bis wenig Zugang zum E-Mail System haben, nicht ausgedient. Dieses sollte an einem für alle Mitarbeiter gut sichtbaren und frequentierten Ort angebracht sein. Strukturieren Sie dieses wie Ihre E-Mail Neuigkeiten in Rubriken für Themen zu Personal, Unternehmen, Beirat, Mitarbeiter (Vermischtes).

Mitarbeiter-App (nach Bedarf)

What’s App oder eine eigene Mitarbeiter-App kann das Schwarze Brett ersetzen. Die meisten besitzen heute ein Smartphone, das sie immer bei sich tragen. Nutzen Sie dieses Kommunikationsinstrument und informieren Sie die Mitarbeiter über eine eigene News-App. Gründen Sie zu speziellen Themen What’s-App Gruppen, in denen Sie sich mit den Mitarbeitern austauschen können.

Mitarbeiterzeitung (mind. 4X/ Jahr)

In vielen größeren Unternehmen und Konzernen ist die Mitarbeiterzeitung neben dem Intranet das zentrale Kommunikationsmedium. Da dieses aber meist Vierteljährlich veröffentlicht wird, kann es keinen Anspruch auf Aktualität besitzen. Es greift jedoch aktuell diskutierte Themen im Unternehmen auf und hinterfragt diese, gibt zusätzliche Hintergrundinformationen, stellt Abteilungen, Mitarbeiter vor. Lässt die Geschäftsleitung zu Wort kommen und nutzt neben Berichten, Reportagen oder Interviews als Stilmittel und zur Auflockerung.

Intranet (täglich)

Das Intranet ist sicher das schnellste und umfassendste Kommunikationsmedium. Hier kann auch ein Dialog stattfinden und nicht nur Informationsweitergabe. Das Design und die Menüführung sollten dem Internetauftritt entsprechen. Es ist wichtig, dass alle Informationen, die über einzelne Kommunikationsmedien gestreut werden, auch im Intranet hinterlegt werden. So können Sie nach einer Mitarbeiterversammlung die Präsentationen im Intranet veröffentlichen sowie die Fragen der Mitarbeiter mit den entsprechenden Antworten der Geschäftsleitung oder des Betriebsrats. Sie können Kennzahlen wie Umsatz, Gewinn oder Vertriebskennzahlen täglich veröffentlichen, die Jahresziele hinterlegen und die Unternehmenswerte. Vergessen Sie nicht, Ihr Intranet social zu machen: Blog einführen, um Kommentarfunktionen und Chats zu Themen erweitern, etc.

Mitarbeiterversammlung (4x/ Jahr + zusätzlich adhoc zu unternehmensentscheidenen Themen)

Zur Veröffentlichung der Quartalszahlen bzw. zum Jahresergebnis sollte die Geschäftsleitung die Mitarbeiter persönlich informieren. Zusätzlich können bei Mitarbeiterversammlungen wichtige Personalthemen, Veränderungen im Unternehmen etc. besprochen werden. Zusätzlich sollten bei unternehmensentscheidenden Themen wie Entlassungen, Zukauf von Unternehmen, Neupositionierung des Unternehmens etc. Versammlungen kurzfristig stattfinden.

Strategie-Meeting (1x/ Jahr)

Bringen Sie Ihre Führungskräfte auf Kurs und nutzen Sie ein Strategie-Meeting, um die Ziele fürs nächste Jahr festzulegen, mit den Führungskräften Unternehmensveränderungen frühzeitig zu besprechen und gemeinsam einen Kommunikationskurs festzulegen.

Mitarbeiterbefragung (1x/ Jahr)

Eine jährlich stattfindende Mitarbeiterbefragung kann Unzufriedenheiten der Mitarbeiter auf den Grund gehen. Jedoch sollten die Ergebnisse der Mitarbeiterbefragung auch an alle Mitarbeiter kommuniziert werden. Am besten innerhalb der Abteilungsmeetings mit dem der Abteilung zugewiesenen Personalreferenten.

Instrumentenauswahl in der Internen Kommunikation: Informelle Informationsweitergabe – der persönliche Dialog

Der persönliche Dialog ist ein zentrales Medium, um Vertrauen zu schaffen. Das gilt auch für die Geschäftsleitung. Sie muss sich durch Präsenz und regelmäßigen Dialog mit den Führungskräften, aber auch Mitarbeitern das Vertrauen der Belegschaft erarbeiten. Wenn die Geschäftsleitung glaubhaft und nachhaltig Ziele, Veränderungen persönlich oder über die Führungskräfte kommuniziert, entsteht eine Unternehmenskultur, die es ermöglicht, Interne Kommunikation erfolgreich zu implementieren und zu gestalten.

Mitarbeitergespräch (mind. 1x/ Jahr)/ Abteilungsmeetings (wöchentlich)

dienen nicht nur dazu, die Aufgaben zu verteilen und Projekte voranzubringen, sondern auch die Mitarbeiter über Neuigkeiten im Unternehmen persönlich zu informieren und sich über aktuelle Themen auszutauschen. Der Führungskraft ist dabei der Multiplikator für die Informationen von Seiten der Geschäftsleitung.

Management by Walking (mind. 2x/ Monat)

Die Geschäftsleitung geht bewusst durch die Flure und Abteilungen des Unternehmens und ist so für die Mitarbeiter greifbar. In einem lockeren Gespräch mit einzelnen Mitarbeitern kann die Geschäftsleitung die derzeitige Unternehmensstimmung einfangen. Zudem ist sie offen für Fragen von Seiten der Mitarbeiter zu aktuellen Unternehmensthemen.

Abteilungsfrühstück (mind. 1x/ Monat)

Eine gemeinsame Kaffeerunde oder ein Abteilungsfrühstück fördert nicht nur den Teamgeist, sondern kann auch dazu dienen, aktuellen Gerüchten vorzubeugen und Themen, die die Mitarbeiter bewegen, zu diskutieren.

Talk mit dem Geschäftsführer (1x/ Monat)

Ob sich die Mitarbeiter mit dem Geschäftsführer zum Frühstück, Mittagessen oder einfach nur zu einem Kaffee im Büro der Geschäftsleitung treffen, ist egal. Der persönliche Dialog steht im Mittelpunkt dieses Kommunikationsmediums. Einladen sollten Sie hierfür 5-7 Mitarbeiter aus unterschiedlichen Abteilungen. Bei dieser Gesprächsrunde können alle unternehmensrelevanten Themen angeschnitten werden.

Fazit: Die Instrumentenauswahl in der Internen Kommunikation richtet sich nach der Mitarbeiterstruktur

Wie effektiv und zielgerichtet Ihre Interne Kommunikation ausfällt, hängt nicht von Ihnen allein ab, sondern von der Unternehmenskultur, der Bereitschaft der Geschäftsleitung und den Führungskräften, in Interne Kommunikation zu investieren, und im zweiten Schritt von den Kommunikationsmedien. Richten Sie die Kommunikationsmedien auf die Bedürfnisse und die Struktur des Unternehmens aus. Nutzen Sie sowohl formelle als dialogorientierte Medien, um Ihre Informationen zu veröffentlichen. Machen Sie zudem allen Beteiligten klar, dass es nicht nur eine Bringschuld gibt, sondern auch eine Holschuld für den Umgang mit Informationen. Das bedeutet, Sie können den Mitarbeitern durch die verschiedenen Kommunikationsinstrumente Zugang zu allen für sie relevanten Unternehmensinformationen geben. Die Bereitschaft, diese im Intranet oder per E-Mail abzurufen, die Mitarbeiterzeitschrift zu lesen oder eine Mitarbeiterversammlung zu besuchen, muss von den Mitarbeitern kommen.

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