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Pressearbeit – sinnvoll und nachhaltig gestalten

Was ist sinnvoller, ein Pressethema per Telefon oder per Mail anzukündigen?

Immer wieder begegnet mit bei meiner PR-Beratertätigkeit folgende Frage: Wie nehmen Sie am besten Kontakt zu den Medienvertretern auf – per Telefon oder E-Mail? Nerven Sie, wenn Sie anrufen; geht Ihre Nachricht in der E-Mail-Flut unter, wenn Sie schreiben?

Pressearbeit sinnvoll gestaltenEine gute Frage, die auch mich nach langen Jahren in der Öffentlichkeitsarbeit immer wieder beschäftigt. Grundsätzlich ist es so, dass man telefonisch einer Idee bzw einem spannenden Thema durch das Gespräch mit einem Redakteur durchaus eine neuen Blickwinkel geben kann. Der Redakteur hat nun bereits Ihren Namen und kann Ihre Mail gleich besser einordnen, wenn Sie ihm nach dem Telefonat die wichtigsten Fakten zu Ihrer Geschichte per Mail schicken (Pressemeldung etc.).

Aber ob das die Redaktionen auch so sehen? Lassen wir sie am besten selbst zu Wort kommen. Ich habe drei unterschiedliche Publikationen gefragt, ob sie lieber per Mail oder Telefon über ein spannendes Thema informiert werden möchten. Lesen Sie selbst:

Erik Hillenbach, Chefredaktion Gastrotel & Superior Hotel (Fachmagazin)

Ich bin ein Mail-Mensch, darüber kommuniziere ich und generiere bei weitem die meisten Inhalte für unsere Magazine. Mich erreichen täglich 180 bis 220 Presseaussendungen, die ich nach Betreff (Thema!) und Absender scanne und intelligent archiviere. Bei mir verliert sich keine Mail, wenn sie thematisch etwas mit unseren Fachmagazinen zu tun hat – jede andere wird sofort gelöscht. Telefon stört mich hingegen, da es meine Tätigkeit unterbricht. Neue Kontakte können sich gerne per Mail vorstellen. Telefonische Nachfragen ein, zwei Tage nach Versenden der Mail sind durchaus sinnvoll, weil ich dann den Inhalt der Mail noch präsent habe. Eindeutige Reize wie Absender und Betreffzeile lassen mich die Mails schneller einordnen. Wir melden uns bei interessanten Themen zeitnah oder stolpern bei einer Stichwortsuche für ein bestimmtes Thema wieder darüber.

Barbara Hordych, Redaktion Kultur & SZ Extra der Süddeutschen Zeitung (Tageszeitung)

Jeden Tag erreichen mich rund 50 Pressemeldungen. Gerne können mich Unternehmen per Telefon auf ein Thema hinweisen – das gilt vor allem für Neukontakte. So kann ich sofort entscheiden, ob es in mein Aufgabengebiet fällt und daher interessant für mich ist. Eine schriftliche Zusammenfassung der Informationen sollten sie per Mail zusätzlich senden. Diese kann ich gegebenenfalls auch an einen Kollegen oder eine Kollegin im Haus weiterleiten. Kommt mir der Anrufer ungelegen, weil ich gerade über einem Artikel sitze, vereinbare ich eine geeignetere Uhrzeit. Presseaussendungen per Mail können durchaus leicht untergehen, vor allem, wenn der Absender unbekannt ist. Wichtig ist daher, nicht nur den Themenschwerpunkt zu benennen, sondern in unserem Fall auch den Termin (der Veranstaltung) in der Betreffzeile anzugeben. Bei mir bekannten Absendern, schaue ich mir immer ihre Anliegen an, bei unbekannten richtet sich mein Interesse in erster Linie auf das Thema in der Betreffzeile.

Friederike Mechler, Redaktion Deco Home (Publikumsmagazin)

Das Kernthema der Deco Home ist textiles Wohnen. Wir bekommen rund 50 bis 70 Pressemeldungen pro Tag. Bei uns geht keine Meldung unter – wichtig ist, dass das vorgestellte Pressethema zu unserem Heftkonzept passt und attraktive Bilder beigefügt sind. Das ist der visuelle Vorteil der E-Mail gegenüber dem Telefon. Natürlich können uns Hersteller auch gerne telefonisch kontaktieren, wenn sie ein neues Produkt vorstellen möchten, das zur Deco Home passt. Presseaussendungen bekommen wir auch als Katalogsendungen per Post. Kataloge geben uns einen Eindruck der Marke; wir nehmen sie immer wieder für unsere Heftplanungen zur Hand. So sehen wir mit wenig Blättern, welcher Hersteller ein passendes Produktbild für unser aktuelles Thema hätte. Nachdem wir ein sehr bildlastiges Magazin sind, sind wir immer auf der Suche nach guten Bildern. In Presseaussendungen sind attraktive Bilder ein unschlagbarer Hingucker, die uns auf ein Thema aufmerksam machen, das wir in reiner Schriftform weniger beachtet hätte.

Natürlich können meine drei Redaktionskontakte nicht für alle Journalisten sprechen, aber die Tendenz ist klar: Wer in der Masse der Presseaussendungen auffallen will, muss zumindest das Format des Mediums kennen und in der Betreffzeile das Thema in wenigen Worten umreißen. Bei bilderlastigen Magazinen benötigen Sie unbedingt aussagekräftige Fotos. Wenn Sie sichergehen wollen, dass Ihr Thema ankommt und Sie sind der Redaktion zudem noch nicht bekannt, wagen Sie den Anruf und stellen Sie sich und Ihr Thema der Redaktion vor.

Den ausführlichen Artikel mit den Top-Zutaten einer Presseaussendung lesen Sie in der aktuellen PRPraxis Ausgaben 25/2015.

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