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10 Zeitmanagement Tipps, um die Effizienz Ihrer Kommunikation zu steigern (Teil 1)

Zeitdruck und viele „Baustellen“ gleichzeitig – das ist in der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit ganz normal. Gut ist, wenn die jeweiligen „Baustellen“ wenigstens aufgeräumt sind: Dann können Sie sich auf das Wesentliche der Aufgabe konzentrieren und beispielsweise die Pressemeldung mit einem Klick versenden – ohne vorher 2 Stunden lang den Presseverteiler aktualisieren zu müssen.

PR- und Text-Agentur WörterladenOrientieren Sie sich an meinen 10 Zeitmanagement Tipps, dann können Sie Ihre Kommunikationsabteilung perfekt organisieren:

Zeitmanagement Tipp 1: Ordnen Sie Ihren Presseverteiler nach Gattungen und halten Sie ihn immer aktuell

Der Presseverteiler ist der Motor Ihrer Kommunikationsabteilung. Ohne Ihre richtigen Medienkontakte ist Ihre Arbeit nichts wert. Um diese jederzeit griffbereit zu haben und Aussendungen passgenau zu verwirklichen, sollten Sie den Presseverteiler nicht alphabetisch ordnen, sondern nach Gattungen:

Beispiel Bereich Wohnen/ Design:

Wohnmagazine + Frauenmagazine – noch unterteilt in 4x/ Jahr + 2-monatlich, monatlich, vierzehntägig+ wöchentlich, online), Männermagazine (Print + online), Fachmagazine Wohnen, Fachmagazine international, Publikumsmagazine international, Blogs. Und dann noch Ihre A-Kontakte für Telefonanrufe, Presseeinladungen etc..

Infos zu neuen Magazinen sollten Sie nicht „sammeln“, sondern wenn Sie diese im Netz finden sofort die Redaktion kontaktieren und in die richtige Ansprechperson in Ihrem Presseverteiler verankern. Über den Newsletter von Kress und Cision erfahren sie z.B. aktuelle Änderungen in Redaktionen.

Die teilweise schnelle Fluktuation vor allem bei den Publikumsmedien macht es fast unmöglich, den Presseverteiler immer aktuell zu haben. Daher ist es sinnvoll, dass Sie nach jeder Aussendung sich noch ca. 1 Std. Zeit nehmen und die Fehlermeldung, die Sie per Mail von einigen Redaktionskontakten bekommen, bei der Redaktion hinterfragen. So erhalten Sie sofort den neuen Kontakt, der für Sie zuständig ist, sollte er nicht bereits in der „Abwesenheitsnotiz“ des Redakteurs stehen.

Tipp 2: Sie sollten immer wissen, wer für was in der Redaktion zuständig ist

Redaktionskontakte sind Ihr Kapital. Je besser Sie Redaktionen kennen, deren Zuständigkeitsbereiche, Abläufe und Themenbereiche, umso besser können Sie Ihre Presseaussendung auf diese Kontakte zuschneiden. Beispielsweise gibt es im Magazin „Schöner Wohnen“ mehrere Redakteurinnen, die sich um die Wohnwelten kümmern, im Impressum sind deren „detaillierte“ Zuständigkeit jedoch nicht aufgeführt. Ein Griff zum Telefon und Sie erfahren, für welche Themen sich die einzelnen Redakteurinnen stark machen, was ihr Spezialgebiet ist. Viele Fachmagazine (z.B. im IT-Bereich) hingegen haben sehr gute „Über uns“ Seiten, so dass Sie sich vorerst einen Anruf ersparen können.

Tipp 3: Sie sollten immer die Themenpläne und Redaktionsschlüsse Ihrer wichtigsten Medien kennen

Ab ca. Mitte Oktober/ November haben die Magazine ihre Themenpläne größtenteils finalisiert und veröffentlich. Sie ersehen diese in den Mediadaten auf deren Internetseite. Sollten diese keine Themenpläne enthalten, ist es sinnvoll, in der Anzeigenabteilung anzufragen – auch zu kommenden Specials, Jubiläen etc. Dort ist Ihre Anfrage bestens aufgehoben, müssen doch die Anzeigenverkäufer Anzeigenkunden akquirieren, indem sie diese konkret auf Themen ansprechen. Zusätzlich können Sie noch die Redaktionsassistenz bitten, Ihnen die Themenpläne zu schicken. Natürlich können Sie auch eine Themenrecherche bei Zimpel, Featuresexec.com oder anderen Mediendatenbanken machen, aber das kann gut ins Geld gehen.

Sie haben nun einige Themen gefunden, zu denen Sie gerne einen Fachartikel, einen Anwenderbericht oder einfach nur ein Produkt beisteuern möchten, dann sollten Sie sich am besten einen DIN A4 Kalender kaufen und in diesen eintragen, wann Sie die Redaktion zu welchem Thema kontaktieren sollten – bei Fachmagazinen können Sie mit einer Vorlaufzeit von 2 Monaten rechnen. Ein Eintrag in Ihren digitalen Terminkalender funktioniert natürlich auch, aber die bessere Übersicht bietet Ihnen der gewöhnliche Printkalender.

Tipp 4: Arbeiten Sie immer mit PR-Monatsplänen

Ende des Jahres setzen Sie sich normalerweise zusammen und konzipieren die Themen und Kampagnen fürs kommende Jahr. Dabei bleibt oft der Blick fürs Detail auf der Strecke. Es ist sinnvoll, die Themen auf die einzelnen Monate herunterzubrechen – das gilt auch für die Social Media Beiträge. Um nun Ihre wöchentlichen Sufgabe zu strukturieren, reicht ein Blick auf den Monatsplan, der Ihnen die datierten Posts nennt sowie die anstehenden Themen wie Presseaussendung zu einem neuen Produkt oder Pressebrunch auf der CeBit etc. Diese Monatspläne helfen auch Ihren PR-Kunden, ihrem Chef oder Ihrer Geschäftsleitung zu wissen, welche Aufgaben in der Unternehmenskommunikation anstehen.

Tipp 5: Vergeben Sie klare Aufgaben innerhalb der PR-Abteilung

Sie sind zu zweit oder zu mehreren? Wunderbar. Dann ist es auch sinnvoll, nicht nur Kunden aufzuteilen, sondern administrative Aufgaben. Nicht jeder ist ein Excel- oder Präsentations-Profi. Manche mögen es, im Internet zu recherchieren oder sich eben um den ewig verändernden Presseverteiler zu kümmern. Es gibt viele Einzeltätigkeiten, die dem Team zugute kommen. Sitzt jeder mal dran, fühlt sich im Endeffekt keiner dafür zuständig. Wie im Haushalt, wenn Mama nicht klar einen Plan mit Aufgaben schreibt, ist sie immer diejenige, die mittwochs den Müll runterträgt. Also, scheuen Sie sich nicht, Ihre Stärken für die jeweiligen „Back-Office-Aufgaben“ zu nutzen.

Den Artikel zu Zeitmanagement Tipps und viele andere spannende Themen lesen Sie in der aktuellen PRPraxis Ausgaben 17/2015. Im nächsten Blogbeitrag erwarten Sie die nächsten 5 Tipps.

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