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Frage: Wie pflegen Sie Freundschaften? Regelmäßig und nachhaltig? Nicht anders sollten Sie Business-Beziehungen aufbauen und pflegen. Regelmäßiger Kontakt, respektvoller Umgang, Austausch von Neuigkeiten, Interesse am anderen zeigen und zu wichtigen Ereignissen wie Geburtstag, Weihnachten, Hochzeiten etc. gratulieren bzw. sich melden.

Beziehungsmanagement sollte für Sie nichts Einmaliges sein, indem Sie den Redaktionskontakt, den Blogger oder Kooperationspartner einmal als Kontakt auf Xing bestätigen und weiter Ihre PR durchführen wie bisher. Sondern sich jetzt Gedanken machen, wie Sie Ihren „persönlichen“ Kontakt intensivieren können ohne plump Ihre PR-Themen zu verkaufen.

Schritt 1: Aufbau von Beziehungen – die richtigen Kontakte ansprechen

Egal wie groß oder klein Ihr Medienverteiler (Journalisten + Blogger) ist, mit allen können Sie nicht regelmäßig Kontakt halten. Beschränken Sie sich daher auf Top 10 Key-Journalisten, Top 10 BloggerInnen und Ihre Kooperationspartner.

Machen Sie sich hierzu einen extra Verteiler, in den Sie später Ihre Kontaktpflege eintragen sowie wichtige Informationen wie Geburtstag, Kinder, Hochzeit, wann wo getroffen, was abseits der Presseaussendungen geschickt, wann telefoniert und zu was.

Schauen Sie nun, über welche anderen Kanäle Sie sich mit Ihren Bezugsgruppen verbinden können: Xing, LinkedIn, Facebook, Twitter. Gibt es spezielle Social Media Gruppen, in denen Ihre Kontakte aktiv sind, dann werden Sie das auch. Fügen Sie Ihre Kontakte nun auch auf Ihren Netzwerken hinzu. In Ihrer Kontaktanfrage sollte deutlich stehen, warum Sie den Kontakt auch über das jeweilige Netzwerk suchen.

Gleichen Sie auch ab, welche Interessen oder Eigenschaften Sie mit Ihren potentiellen Partnern gemeinsam haben: Sind Interessen z.B. bei Xing eingetragen, was sagt das private Facebook-Profil? Probieren Sie über die Redaktionsassistenz etwas über das Privatleben Ihres Kontaktes herausfinden oder sprechen Sie den Kontakt selbst darauf an.

Überlegen Sie sich nun, mit welchen Ideen Sie Ihre Key-Kontakte unterstützen/ den Kontakt vertiefen können. Gibt es gemeinsame Gruppen, in denen Sie aktiv sind, so dass sich dort Themen ergeben, die für Ihren Kontakt interessant sein könnten?

Schritt 2: Kontakt halten und intensivieren

Ihre Eckdaten (Geburtstag, Messegespräche etc.) geben Ihnen Anknüpfungspunkte für Ihr Beziehungsmanagement vor. Machen Sie sich nun einen konkreten Plan, wie Sie mit Ihren Kontakten über das Jahr in Verbindung bleiben. Finden Sie beispielsweise Anlässe, um Kontakte zu vertiefen (Messen, Branchen-Events etc.), überlegen Sie sich Themen, die das Interesse Ihres Kontakts wecken könnten:

Herzliche Grüße: Nutzen Sie z.B. Geburtstage, um sich in positive Erinnerung zu bringen. Formulieren Sie dazu einen Geburtstagsgruß, den Sie mit Bild und individueller Ansprache durch einen professionellen Gratulations-Versand an Ihre Kontakte per SMS oder Email verschicken. Das macht wenig Mühe und erzielt eine hohe Wirkung. Sie können einmalig einen Jahresgruß formulieren und diesen für alle Kontake nutzen. Im Folgejahr überlegen Sie sich einen neuen Gruß.

Viel-Erfolg: Aber nicht nur zu Geburtstagen freuen sich Redakteure oder Blogger auf Ihre Grüße. Schicken Sie doch eine Viel-Erfolg-Mail, wenn Redakteur neue Position angetreten haben oder Blogger in einen neuen Blog investieren. Das hebt Sie deutlich aus der Masse der PR-Kontakte heraus. Wenn Sie es noch spezieller wünschen, dann organisieren Sie eine nette Postkarte mit einem tollen Lebensmotto und schicken Sie Ihren Gruß per Post.

Tipps geben: Sie sind Experte auf Ihrem Gebiet und kennen sich in Ihrer Branche gut aus. Dieses Fachwissen können Sie nutzen und Ihren Bezugsgruppen zur Verfügung stellen. Dabei kann es sich um Tipps zu Branchentrends, Sonderthemen handeln oder einfach mal einen Kontakt, an den sich Blogger oder Redakteur für weitergehende Informationen wenden kann.

Gemeinsame Treffen: Beziehungsmanagement findet nicht nur virtuell und via Telefon statt. Suchen Sie Gelegenheiten, Ihre Medienkontakte zu treffen: Nutzen Sie Networking-Treffen (DJV-oder Xing-Stammtische), Branchentreffen, die After-Business-Partys oder Standpartys auf den Messen und versuchen Sie herauszufinden, ob Medienvertreter oder Blogger sich unter die Gäste gemisch haben. Dort führt ein lockeres Gespräch über schnell zu einem netten Kontakt, der sich auch nach der Messe intensivieren lässt.

Schritt 3: Behalten Sie den Überblick über Ihre Top-Kontakte

Lassen Sie nicht den organisatorischen Aspekt beim Beziehungsmanagement außer Acht. Nutzen Sie eine Datenbank, um den Überblick über Kontakte und Termine nicht zu verlieren. Ein Adressprogramm inklusive Kalenderfunktion sollte Ihre Datenbank abrunden. Denn die wichtigsten Termine wie Veranstaltungen, Netzwerktreffen, Telefonate oder Geburtstage sollten Sie nie vergessen.

Legen Sie in Ihrer Datenbank ein Bewertungsraster an von 1 (mal getroffen, mal telefoniert) bis 4 (enger Kontakt, freut sich auf Anruf, Tipps etc.). Egal, wie Sie in Kontakt mit Ihren Top-Kandidaten treten, jeden Schritt sollten Sie in der Datenbank festhalten. So können Sie irgendwann auch Ihre Top 30 Kontakte kategorisieren und überdenken – neue hinzufügen, alte auf inaktiv stellen.

Das A und O des Beziehungsmanagements ist es, echtes Interesse an Ihrem Gegenüber zu zeigen und zu wissen, dass es sich lohnt, in Beziehungen zu investieren. Aber nicht wahllos, sondern mit Strategie! Probieren Sie es aus.

Den Artikel und viele andere spannende Themen lesen Sie in der aktuellen PRPraxis Ausgaben 16/2015.

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