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Kundenservice mit Social Media

Aktivieren Sie Ihren direkten Draht zum Kunden auch über die sozialen Netzwerke

Social Media verändert nicht nur die Kommunikation mit den Kunden, sondern auch alle Geschäftsprozesse. Das merkt durchaus auch Ihr Kundenservice. Bei Kundenanfragen sind jetzt noch schnellere Reaktionen von Seiten Ihres Unternehmens gefragt. Doch meist sitzen die Social Media Manager nicht im Kundenservice, sondern in den PR und Marketingabteilungen. Daher ist eine enge kommunikative Verknüpfung von Social Media und Serviceabteilung umso wichtiger.

PR- und Text-Agentur WörterladenKundenservice via Social Media ist durchaus erfolgsversprechend. Das zeigt eine wissenschaftliche Untersuchung von gkk DialogGroup GmbH in Kooperation mit der EBS Business School aus dem November 2013. Kundenservice-Anfragen, die Unternehmen über die sozialen Netzwerke gelöst haben, erreichen einen bis zu 32% positiveren Effekt als über traditionelle Servicekanäle wie das Telefon.

Ihre Vorteile für den Kundenservice durch Social Media

  • – Sie sind bei Serviceanfragen schnell erreichbar
  • – Sie können authentisch und persönlich mit Ihren Kunden kommunizieren
  • – Sie erhalten Einblicke in das Kundenverhalten
  • – Sie wissen, was Kunden über Ihr Unternehmen sagen (positiv, kritisch)
    • – und können bei Krisen Reputationsschäden durch Dialog abwenden
  • – Sie können über die Social Media Kanäle direkten Kontakt zum Kunden aufnehmen, um z.B.
    • – über Lieferengpässe, neue Serviceleistungen etc. zu informieren
    • – Anfragen direkt und zeitnah zu beantworten
    • – Kaufentscheidungen positiv zu beeinflussen
    • – Verbesserungsvorschläge aus dem Kundendialog aufnehmen

Ihr Service-Engagements wird von der Internet-Community positiv wahrgenommen, was wiederum die Kundenzufriedenheit und -bindung steigert.

Das wollen die Kunden

Aktive Kommunikation mit der Marke/ mit Unternehmen

  • – Fragen stellen zu Produkten und Leistungen
  • – Rat einholen
  • – sich beschweren
  • – Kontakt zum Unternehmen + Ansprechpartner über ihre bevorzugten Kanäle erhalten
  • – schnelle und adäquate Antworten bekommen

Passive Nutzung der Marke

  • – Beiträge zum Unternehmen/ zur Marke lesen
  • – Empfehlungen zur Marke lesen
  • – sich beeinflussen lassen bei der Meinungsbildung und im Entscheidungsprozess

4 Schritte, wie Sie Ihren Kundenservice im sozialen Netz implementieren

Implementieren Sie einen internen Workflow zwischen Social Media Manager/ PR und Kundenservice, um Kundenanfragen aus dem Netz adäquat zu beantworten. Es geht darum, strategisch in direkten Kontakt mit Ihren Kunden zu gehen und einen internen Prozess zu entwickeln, der Ihnen ermöglicht, Meinungen und Anfragen zu bündeln, zu analysieren sowie zeitnah zu beantworten.

Schritt 1: Wissen, was wo über Sie gesagt wird

Betreiben Sie ein umfassendes Online-Monitoring, um schnellstmöglich (un)zufriedene Kundenstimmen zu identifizieren und mit ihnen in Dialog zu treten.

  • – Richten Sie sich einen Google-Alert zu Ihrem Unternehmen ein (Name des Unternehmens, URL)
  • – Nutzen Sie zudem die Benachrichtungsfunktionen von Drittseiten (Foren, Xing-Gruppen etc.), um zu erfahren, ob es Themen gibt, an denen Sie sich beteiligen können.

Schritt 2: Legen Sie Ihre Abläufe fest und schulen Sie Ihren Kundenservice zu Social Media

  • – Sie haben bereits dedizierte Prozesse für die Beantwortung von Kunden-Anfragen (Telefon, E-Mail). Analysieren Sie diese und schauen Sie, wie Sie den Workflow im Kundenservice mit Anfragen über Social Media intelligent verknüpfen können.
  • – Legen Sie gemeinsam mit dem Leiter der Serviceabteilung Verantwortlichkeiten fest für die Kundenkommunikation. Setzen Sie klar definierte Schnittstellen zwischen den Social Media Managern und dem Kundenservice, so dass Kundenanfragen reibungslos weitergeleitet werden.
  • – Definieren Sie gemeinsam Prozesse und Szenarien, wann und wie Sie auf Kundenanfragen über Drittseiten oder Ihre eigenen reagieren.
  • – Stellen Sie eine enge Zusammenarbeit zwischen PR und Kundenservice sicher.
  • – Schulen Sie das Service-Personal unbedingt zu Social Media und den neuen internen Prozessen.

Schritt 3: Erweitern Sie Ihre Social Media Kommunikation zu Servicethemen

  • – Sie können hierbei z.B. eigene Communities in Ihre Service-Strategie einbauen. Dort teilen Kunden untereinander aber auch mit Ihnen, der Marke, Informationen und Wissen, in dem Sie
    • – offizielle Themen-Foren nutzen und sich dort einbringen
    • – ein Forum auf der eigenen Webseite installieren
    • – Ihre bisherigen Social Media Kanäle für Serviceanfragen nutzen und in einer eigenen Datenbank bündeln
    • – einen extra Service-Kanal z.B. auf Facebook einrichten
  • – Werden Sie aber nicht in allen Foren, Communities oder Blogs aktiv, sondern vor allem in denen, die eine hohe Suchmaschinenrelevanz besitzen. Damit stellen Sie sicher, dass der Google-Nutzer bei Suchanfragen auf Ihre Service-Antwort stößt und nicht nur auf die vorausgegangene Kritik. Das verbessert und erhöht Ihre Online-Reputation.
  • – Öffnen Sie Ihre Social Media Kanäle und sprechen Sie Servicethemen aktiv an. Geben Sie auf Ihren Online Serviceseiten an, dass Kunden auch via Facebook, Google+, Twitter mit Ihnen in Dialog treten können.

Schritt 4: Kanalisieren Sie die Service-Anfragen und geben Sie diese automatisiert an den Kundendienst weiter

  • – Entscheidend dabei ist: Sie müssen unbedingt Ihren traditionellen Kundendienst (Call-Center etc.) über alle Aktivitäten informieren. Das gelingt am besten, wenn Sie Ihre Community an ihre internen Prozesse und Kanäle (E-Mail, Post, CRM) andocken, so dass Sie alle auf die selben Informationen zugreifen können.
  • – Sehen Sie das Social Web als neuen Kundenkanal, den Sie möglichst mit Ihren bisherigen Systemen bedienen müssen. Hinzu kommen nur neue Verknüpfungen und Kommunikationsprozesse (systematische Abstimmung).

Weitere Tipps und Best-Practice-Beispiele zum Thema Social Media im Kundenservice lesen Sie in der PRPraxis 9/2015.

Vorschau auf den nächsten Blogbeitrag:

Lockruf des Textes
Mit diesen Teasern informieren Sie und ziehen Ihre Leser in den Text

Ihre Texte benötigen Anreize, damit sie gelesen werden. Gut gemachte Teaser – sogenannte Anrisstexte – locken Ihre Leser und geben ihnen Orientierung. Gerade im Internet begegnet den Usern eine Flut an Informationen. Binnen weniger Sekunden entscheiden Ihre Leser, ob das angerissene Thema sie interessiert – oder nicht. Wie Sie sie zum Weiterklicken bringen, zeigen wir Ihnen anhand von Tipps und vielen Beispielen.

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