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Erfolgreiche Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern

Montag, 5. Februar 2018

Beachten Sie unbedingt die Dos und Don’ts in der Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern

Ein Foto-Shooting, die Gestaltung von Infografiken, die Konzeption von Flyern oder die Planung und Organisation von Messeauftritten – fallweise sind Sie auf externe Dienstleister und Agenturen angewiesen. Das klappt nicht immer ganz reibungslos, denn natürlich haben die externen Kreativen einen anderen Blick auf das Unternehmen und die Produkte als Sie. Erfahren Sie im Blogbeitrag, worauf es ankommt.

Kreative Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern

Damit die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern reibungslos verläuft, sollten Sie ein paar Dinge beachten. © Foto Harry Hautumm, pixelio.de

Orientieren Sie sich am besten an den folgenden Tipps, dann klappt es auch in der Zusammenarbeit mit externen Dienstleister.

Besprechen Sie vor Auftragsvergabe Kennzahlen zur Erfolgsmessung

Projekt-Controlling ist aufwendig und zeitintensiv. Seien Sie so fair und lassen Sie sich dieses im Auftrag von der Agentur budgetieren. Überlegen Sie gemeinsam, welche Evaluationsmethoden sinnvoll sind, um die geleistete Arbeit zu messen. Setzen Sie klare Kennzahlen in der Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern, z.B. Anzahl der Veröffentlichungen, Reichweite des Mediums, direkte Verkaufszahlen, Teilnehmer beim Gewinnspiel etc. Überlegen Sie auch, mit welchen Erfolgsgrößen Sie letztendlich die Geschäftsleitung bei Ihrer Kommunikationspräsentation vom Wert der jeweiligen Maßnahme überzeugen.

Klären Sie in der Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern den zeitlichen Betreuungsrahmen ab

Machen Sie sich klar, externe Dienstleister haben mehr als einen Auftraggeber. Das bedeutet für Sie, haben Sie Geduld und stellen Sie sich auch auf eine längere Wartezeit bei der Beantwortung und Erfüllung Ihrer Wünsche ein. Jederzeit und sofort erreichbar sein, gelingt den wenigsten Agenturen. Wenn Sie eine Sonderbehandlung bei der Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern wünschen, müssen Sie diese monetarisieren und in Ihren Vertragsverhandlungen festlegen. Angemessene Zeitrahmen zur Beantwortung Ihrer Mails liegen bei 6-8 Stunden, auch im Smartphone-Zeitalter.

Legen Sie vertraglich unbedingt die Nutzungsrechte fest

Sie haben jahrelang mit einem Grafiker zusammengearbeitet, nun lösen Sie den Vertrag auf und bestehen auf den Druckvorlagen für Webdesign, Flyer und Plakaten. Dazu haben Sie kein Recht, denn Urheber ist der Grafiker, haben Sie die Übertragung von Rohdaten (Bilder, Layout etc.) nicht im Vorfeld schriftlich vereinbart, sind diese für Sie verloren. Halten Sie immer im Vertrag fest, in welcher Form Sie die Kreativleistung zukünftig nutzen möchten und welche Vorlagen Sie dafür benötigen.

Halten Sie Honorarzahlungen mit externen Dienstleistern ein

Die Layoutvorschläge des Grafikers gefallen ihnen nicht, die Bilder des Fotografen entsprechen nicht ihren Wunschvorgaben, am Text mussten Sie viel Korrigieren. Alles keine Gründe, das vereinbarte Honorar nicht zu zahlen. Grundsätzlich gilt bei der Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern, geschuldet ist das, was Sie mit dem Kreativen vertraglich vereinbart haben, nicht das, was Sie sich als Auftraggeber vorgestellt haben.

Der Schlüssel zum erfolgreichen Miteinander

A und O für eine konfliktfreie und damit erfolgreiche Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern ist das Briefing. Und zwar bis ins kleinste Detail. Anregungen hierzu finden Sie in unserer Checkliste. Es ist sehr wichtig, dass Sie offen mit dem Dienstleister über ihre Wünsche und Ziele der Kreativleistung sprechen. Stellen Sie ihm dabei umfassende Informationen über Ihr Unternehnen, Ihre Werte und das Corporate Design zur Verfügung. Nutzen Sie außerdem nach ersten Entwürfen ein Rebriefing, um aufgetretene Mißstände – wie eben ein Textstil, der nicht Ihren Image entspricht oder ein Layoutvorschlag, der sich nicht technisch umsetzen lässt, beim zweiten Entwurf entgegenzuwirken.

Meine Meinung zur Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern

Konflikte mit externen Dienstleistern müssen nicht sein. Sie vergiften nur die gute Zusammenarbeit und rücken Ihr Unternehmen in ein schlechtes Licht. Um eine reibungslose und erfolgsorientierte Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern zu garantieren, benötigen Sie ein detailliertes Briefing-Gespräch. Nutzen Sie dazu eine Checkliste, um kein wichtigstes Detail zu übersehen. Kommunizieren Sie außerdem regelmäßig mit der Agentur, so lassen sich Konflikte frühzeitig aus dem Weg räumen.

Den ausführlichen Artikel und eine Checkliste finden Sie in der aktuellen PR & Werbe Praxis 3/2018.

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Agenturhonorare verhandeln

Mittwoch, 17. August 2016

Externes PR-Wissen: Mit diesen praxiserprobten Tipps bekommen Sie maximale Leistung für Ihr Geld

Ob für einzelne Projekte oder als Unterstützung für Ihr unternehmensinternes Kommunikationsteam: Die meisten Unternehmen holen sich punktuell oder dauerhaft PR-Know-how von außen. Angesichts der niedrigen Honorare, zu denen Texter eingekauft werden können, scheint das auch keine Frage des Budgets mehr zu sein. Allerdings fragen sich viele PR Verantwortliche – zu Recht –, wie viel Honorar für eine Dienstleistung angemessen ist, um gute Arbeit zu bekommen. Welche Vergütungsmodelle gibt es? Wie handeln Sie ein Honorar aus, mit dem beide Seiten zufrieden sind? Die Antworten finden Sie in diesem Beitrag.

Schreibblockaden mit Kreativitätstechniken überwindenDas Internet hat in den letzten Jahren nicht nur spannenden und vielfältigen Content hervorgebracht, sondern auch Dumping-Preise bei Kreativleistungen vor allem in Text und Design. Textleistung wird oft nach Cent pro Wort kalkuliert – ein Endpreis bei dem kein fundierter Artikel entstehen kann.

Welche Preise sind aber zeitgemäß? Wie erhalten Sie Profi-Arbeit und zahlen trotzdem marktkonform? Wir zeigen Ihnen, welche Vergütungsregelungen derzeit am Markt herrschen und wie Sie für beide Seiten eine Win-Win-Situation erhalten.

Mein Tipp für Ihre Honorarverhandlungen

Sehen Sie nicht nur den Kostenfaktor in Ihren Verhandlungen, sondern die Leistung, die hinter dem Preisangebot steht und den Menschen, mit dem Sie zukünftig in der PR zusammenarbeiten. Wichtiger als 10-20 € mehr oder weniger Stundenhonorar ist, welche Vorteile Ihnen der PR-Berater verschafft: sehr gute Kontakte zu Ihren Key-Medien, starke Textkompetenz, Branchenerfahrung, ad-hoc Lieferungen. Überlegen Sie sich also unbedingt neben dem Faktor Vergütung, worauf Sie in der Zusammenarbeit Wert legen.

Jede PR-Agentur oder jeder freie PR-Berater kalkuliert anders, erhebt einen anderen Stundensatz oder Fixpreise für seine Leistungen. Daher ist es sinnvoll, dass Sie sich vor dem Erstgespräch überlegen,

  • – wofür benötige ich einen externen PR-Berater – Projekt oder langfristige Zusammenarbeit
  • – was wünsche ich mir von diesem PR-Berater: Branchenkenntnisse, spezielle Medienkontakte, vorwiegend Textarbeit,
  • – welche Ziele sollen mit der externen Beratung erreicht werden,
  • – welches Budget steht mir zur Verfügung und welche Aufgabenschwerpunkte sollen damit abgedeckt werden?

Vergütungsregelungen und ihre Varianten

Ob PR-Agentur oder freier PR-Berater – beide möchten entsprechend ihrem Aufwand und der Kreativität ihrer Ratschläge entlohnt werden. Neben Konzepten und gemeinsam fixierten PR-Instrumenten ist PR oft Alltagsgeschäft mit erheblichem Zeitaufwand. Damit für Sie die PR-Abrechnung kalkulierbar bleibt, sollte das Beratungsangebot so detailliert wie möglich sein und auch administrative Aufgaben einfließen lassen. Zudem sollten Sie gemeinsam mit Ihrem Dienstleister entscheiden, welches Vergütungsmodell Sie wählen.

  • Erfolgsabhängig – nicht erfolgsabhängig
    Aus dem Vertrieb kennt man das erfolgsabhängige Gehalt. Ein Teil ist Fixgehalt, ein Teil variabel, ausgeschüttet je nach Zielerreichung. In der PR haben Sie keine Veröffentlichungsgarantie und auch keine Garantie auf eine bestimmte Besucherzahl Ihrer Webseite aufgrund von PR. Was Sie haben sind Erfahrungswerte, an denen Sie Ihren Berater messen können, wenn er sich messen lassen will. Immer häufiger fahren PR-Berater zweigleisig: ein geringerer Stundensatz und dafür Honorare im Erfolgsfall. Wie der Erfolgsfall aussieht, ob pro Clipping, pro lancierter Fachartikel oder Anzahl der Teilnehmer bei Ihren Presseveranstaltungen, bleibt Ihnen überlassen. Machen Sie sich aber klar, wenn Sie auf erfolgsabhängige Zusammenarbeit plädieren, müssen Sie Ihrem Berater auch mehr Gestaltungsfreiheit in der PR überlassen.
  • Stundensatz – Pauschale
    Ob Stundensatz oder Pauschale, beide Formen der Abrechnung haben ihre Vor- und Nachteile. Stundensätze erfordern eine erhöhte Dokumentation der erbrachten Leistungen. Zudem kann die Zeit für die einzelnen PR-Leistungen schlechter eingeschätzt werden: Ihr PR-Berater benötigt für die eine Pressemeldung drei Stunden, für die nächste nur zwei. Als Auftraggeber müssen Sie daher flexibel sein: Ist Ihr Dienstleister mitten in einer Presseaussendung, aber sein monatliches Zeitkontingent ist bereits erschöpft, müssen Sie ihm vertrauen, dass er die Arbeit zuende bringt und dafür den kommenden Monat weniger arbeitet. Wenn Sie ein festes Budget für Ihr Projekt oder Ihre monatliche Zusammenarbeit haben, sollten Sie den PR-Berater unbedingt bitten, das Budget in Leistungen umzurechnen, die er Ihnen monatlich erbringt. Aber auch das verhindert nicht die Zeitüberschreitung.

Wenn Sie sicher gehen wollen, dass für Ihr monatliches Budget auch die entsprechende Leistung erbracht wird, sollten Sie den PR-Berater bitten, Ihnen Fixpreise für standardisierte PR-Instrumente – wie Pressemeldung, Presseaussendung, Fachartikel etc. zu nennen. Achten Sie darauf, dass Ihnen bei Textarbeit Zeichenzahl und Schriftgröße genannt werden – z.B. 90 € für eine Pressemeldung 1 DIN A4-Seite bei 1.800 Zeichen, Arial, 11 Pkt., 1,5 zeilig. Damit lässt sich besser kalkulieren. Hinzu kommt die Medienarbeit – also Kontakte zu Medien, um Fachartikel zu lancieren oder ein Pressegespräch zu terminieren – mit einer gewissen festgelegten Stundenanzahl pro Monat sowie eine Pauschale für Beratung, Reporting und Clipping.

Klarheit und Transparenz des Preis-Leistungsangebots

Sie haben natürlich ein bestimmtes Budget im Kopf – sei es für einen monatlichen PR-Beratungstender oder für ein klar definiertes Projekt, zu dem Sie PR-Unterstützung wünschen.

Wichtig ist, dass Sie mit offenen Karten in die Preisverhandlungen gehen. Wenn nicht mehr Budget vorhanden ist, können Sie kein weiteres zaubern, aber was Sie für das Budget bekommen, ist durchaus verhandelbar.

Legen Sie gemeinsam mit dem PR-Berater fest, welche Leistungen er für ihr projekt/ Ihre monatliche Pressearbeit für sinnvoll hält und bringen Sie auch Ihre Ideen und Wünsche ein. Auf Basis der festgelegten PR-Strategie und -Instrumente kann Ihnen der PR-Berater nun ein fundiertes Angebot machen. Zwei Beispiel – Budget nach Zeit oder Fixpreise haben wir Ihnen beigefügt.

Vergütungen für externe Dienstleister wie PR-Berater sollten für beide Seiten zufriedenstellend sein. Sie erhalten einen Sparringpartner für Ihre Belange, dessen Leistung sich auch im Honorar widerspiegeln sollte. Überlegen Sie sich gemeinsam mit dem PR-Berater mögliche Vergütungsmodelle und lassen Sie sich ein dediziertes Angebot erstellen, das die Wünsche beider Vertragsparteien beinhaltet. Damit legen Sie den Start für eine fruchtbare Zusammenarbeit und eine erfolgreiche Pressearbeit.

Die ausführlichen Tipps sowie eine Kostenkalkulation für PR eines Onlineshops lesen Sie in der aktuellen PRPraxis 17/2016.

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