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Artikel-Schlagworte: „Arbeitstag strukturieren“

Meine Tricks, wie ich Ordnung in meinen Arbeitstag bringe

Mittwoch, 11. Februar 2015

Wie organisieren Sie Ihren Arbeitstag? Sind Sie der, Mehrere-Aufgaben-gleichzeitig- erledigen-Typ oder eher der Eins-nach-dem-anderen-Macher? Meist bin ich ersteres, wünschenswert wäre für mich zweiteres. Daher räume ich jetzt rigoros auf und strukturiere meine Arbeitswoche um. Vielleicht helfen Ihnen meine Tipps, auch Ordnung in Ihre To-Dos zu bringen.

Zurzeit sind die Magazine wieder voll von kleinen und großen Ordnungshelfern – Möbel, die unsere Kleidung, unseren Krimskrams strukturieren, Tipps in Gesundheits-, Frauen- und Psychologiezeitschriften, die unser Leben vereinfachen. Wo aber bleibt die Struktur im Arbeitstag? Da sollen wir flexibel und schnell reagieren, multitasking sein und den roten Faden nicht verlieren – egal wie hoch sich die Ordner auf dem Schreibtisch stapeln.

Ich mache jetzt Schluss mit Durcheinander und strukturiere meinen Arbeitstag neu

Als PR-Beraterin und Texterin habe ich die unterschiedlichsten Kunden und Aufgaben. Immer wieder springe ich innerhalb eines Tages von einem Thema zum anderen, um hier eine Kampagne anzustoßen und dort Gespräche mit Redaktionen zu führen. Die Textarbeit wird dann immer unterbrochen. Das kostet viel Energie und noch mehr Zeit. Für mehr Effektivität und Gelassenheit werde ich meine Arbeitswoche umstrukturieren. Und meine Woche neu planen. Denn es gibt gute Tage für Recherche, Texten, Akquise und Kundenberatung.

Natürlich sind diese Zeiten nicht in Stein gemeißelt, aber allein zu wissen, dass ich mich speziell heute nur um Akquise kümmere, lässt dieses für mich eher leidige Thema nicht komplett hinten runter fallen.

Den Tag/ die Woche strukturieren

Es gibt ja tolle Listen-Tools, mein Thunderbird hat auch einen eigenen Reiter „Aufgaben“. Aber am liebsten arbeite ich immer noch mit einem DIN A4-Blatt, auf das ich die Aufgaben für den Tag/ für die Woche notiere. So kann ich eine erledigte Aufgabe durchstreichen und freue mich, wenn bald kein To-Do mehr übrig ist. Ich strukturiere das Blatt nach Kunden (bzw. Tagen) und priorisiere dann noch die einzelnen Aufgaben.

Die Morgenstunden: Meist sitze ich ab 8.00 am Schreibtisch. Dann ist noch kein Redakteur ansprechbar und auch Kunden kann ich jetzt noch nicht mit einem Anruf erfreuen. Die erste Stunde des Tages gehört daher meiner „Weiterbildung“ und Organisation des Tages: über Nacht eingegangene Mails beantworten, Feeds, Blogartikel, Newsletter lesen, sich im Web über Aktuelles informieren, schauen, was der Wettbewerb meihner Kunden macht.

Damit ich morgens nicht von Mails im Posteingang erschlagen werde, habe ich alle Newsletter-Abos auf eine newsletter@… Mailadresse abonniert, die direkt in meinen Newsletter-Ordner bei Thunderbird verschwindet. Diesen schaue ich morgens durch und lasse ihn dann wieder „liegen“ bis zum nächsten Morgen.

Montag ist ein guter Tag für Textarbeit. Ich habe diverse Kunden, für die ich Ratgeberartikel schreibe oder Texte für Marketingmaterialien, Webseiten etc. Ich liebe es, ein Blatt mit Worten zu füllen. Und daher belohne ich mich Montag mit dem, was mir am besten in die Woche hilft.

Je nach Textvolumen bereite ich noch am späten Nachmittag – wenn der Kopf vor lauter Wörtern brummt, Presseaussendungen für meine Kunden vor. Diese schicke ich meist Dienstag, Mittwoch oder Donnerstag via Supermailer los.

Dienstag bis Donnerstag gehört meinen Kunden. Wenn es ein neues Thema gibt, das ich den Key-Redaktionen gerne vor der allgmeinen Presseaussendung vorstellen möchte, nehme ich mir dafür die Zeit ab 10.00 Uhr und bleibe dran. Oft ist es mühsam und langwierig, alle Redakteure ans Telefon zu bekommen. Einige sind nicht im Büro oder gerade in einem Meeting. Dann lege ich das Telefonat auf Wiedervorlage. Dazwischen lassen sich gut Facebook-Artikel vorbereiten, die ich nur noch „plane“, so dass ich bereits viele Posts in die Warteschleife setzen kann – sozusagen auf Vorrat geschrieben und geplant.

Ich habe Kunden aus ganz unterschiedlichen Branchen. Das bedeutet, dass ich mich nicht nur um deren Positionierung und PR kümmere, sondern auch schaue, was macht der Wettbewerb, welche Themen sind derzeit in der Branche relevant, wie kann mein Kunde Agenda-Setting betreiben etc. Sich hierbei pro Tag auf eine Branche zu konzentrieren, macht Sinn. Und dank RSS-Feed, Newsletter etc. kann ich auch tagesunabhängig mich über News aus der Branche informieren. Kein Thema ist so aktuell und brisant bei meiner derzeitigen Kundenstruktur, dass es nicht 1, 2 Tage warten könnte.

Freitag gehört mir: Es ist ein guter Tag für Akquisetätigkeiten – habe ich zumindest bei meinem letztjährigen Kaltakquise-Seminar gelernt. Die meisten sind relaxt und freuen sich aufs Wochende, die Arbeit ist oft abgeschlossen und sie haben Kopf für etwas anderes als die eigene Arbeit. So zumindest die Philosophie meiner Seminarleiterin.

Laut einer Studie ist jedoch Mittwoch und vor allem Donnerstag der beste Tag. Aber im Ernst: ausprobieren und sich dafür Zeit nehmen, ist mehr wert als Studienergebnisse.

Zum Abschluss der Woche nutze ich die restliche Zeit, um über Ideen für meine Kunden zu spinnen. Ich habe mir eine Unterschriftenmappe zugelegt, in der ich pro Kunde und auch für mich, interessante Artikel, Flyer, Themen sammle. Zusätzlich habe ich noch auf meinem Rechner einen Ordner pro Kunde, in dem ich Ideen aufschreibe, Links archiviere etc. Evernote ist z.B. ein tolles Tool, um mich, meine Kunden, Gedankenschnipsel und online Fundstücke zu organisieren.

Den Tag und die Woche strukturieren ist natürlich nicht das einzige, was mir meine Arbeit erleichtert. Dank PC, Internet etc. gibt es tolle kleine Helferlein, die mir viel Arbeit abnehmen. Meine Favoriten hatte ich vor einiger Zeit schon einmal im Blog vorgestellt.

Und was ist nach Feierabend? Als Selbständiger, sagt man, gibt es kein Wochenende, kein Arbeitsende. Das sehe ich nicht so. Um wirklich den Kopf frei zu bekommen, brauche ich das Abschalten von der Arbeit. Das heißt, der PC wird runtergefahren und nicht mehr angemacht. Wenn euch das Abschalten schwer fällt, dann versucht doch mal die Tipps der t3n Redaktion.