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10 Zeitmanagement Tipps, um die Effizienz Ihrer Kommunikation zu steigern (Teil 2)

Mit Zeitmanagement Tipps ist gut organisiert halb gearbeitet! Sie werden sehen: Mit den nächsten 5 Impulsen gehen Sie zukünftig im täglichen PR-Alltag nicht unter, sondern finden Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben: ein Telefonat mit Redaktionen, die Ausarbeitung einer Kampagnen-Idee oder den nächsten Post für Facebook, weil das zurzeit ein Selbstläufer ist!

PR- und Text-Agentur WörterladenZeitmanagement Tipp 6: Bestehen Sie auf Fixterminen mit Ihren Ansprechpartnern im Unternehmen

Für Ihre PR-Arbeit sind Sie auf das Wissen der Fachabteilungen und aus dem Management (Unternehmensausrichtung) angewiesen. Nur durch eine enge Zusammenarbeit zwischen Ihnen und der Geschäftsleitung sowie den Fachabteilungen bekommen Sie rechtzeitig die Informationen, die Sie für die PR benötigen. Um nicht immer Bittsteller zu sein und immer wieder bei den Abteilungen anzurufen, ist es sinnvoll, einen Jour-Fix zu vereinbaren – dazu reichen 30 Minuten. Ein Termin hält Ihr Ansprechpartner eher ein als ein sporadisch ausgemachter Telefonanruf. Außerdem können Sie beide sich auf diese Meetings intensiver vorbereiten. So bleiben Sie auch Ihren Kontakten im Gedächtnis, wenn es Themen gibt, die adhoc veröffentlicht werden sollten.

Tipp 7: Nutzen Sie Tools, die Ihren Arbeitsalltag erleichtern

Die Zeiten sind nun wirklich vorbei, in denen Sie neben sich einen Block haben mussten, um Aufgaben, Telefonrückrufe oder gar Ideen etc. zu notieren. Im Internet gibt es für jede Aufgabe und jeden Anspruch (kostenlose) Helferlein-Tools.

Vier, die Sie unbedingt nutzen sollten, möchte ich Ihnen ans Herz legen:
Ein gutes Newslettersystem wie Cleverreach für Presseaussendungen ist Gold wert, da dieses auch gleich die Öffnungsrate erfasst. Zudem können Sie mit einem Template in Ihrem gewohnten Corporate Design arbeiten.

Ein Allround-Talent im Projektmanagement für Ihre Ideen und Notizen ist Evernote. Darauf können Sie auch mobil zugreifen. Sie können sich einzelne Rubriken (sogenannte Notizen) To Dos, Bookmarks, Tipps & Tricks etc. zulegen. Suchen können Sie über Tags oder innerhalb Ihrer Notizen.

Um Ihre Aufgaben zu verwalten und rechtzeitig daran erinnert zu werden, sollten Sie die kostenlose ToDoList nutzen. Dort können Sie einzelne Aufgaben auch mit Unteraufgaben versehen, priorisieren und löschen, wenn sie finalisiert sind.

Wenn Sie viele Social Media Kanäle bedienen müssen, bietet es sich an, Tools wie Buffer oder Hotsuite zu nutzen, um Social Media Kampagnen zu planen, Posts zu terminieren und zu streuen.

Tipp 8: Arbeiten Sie mit Priorisierung

Nicht alle Aufgaben sind gleich wichtig, manche können durchaus warten. Ein Anruf der Geschäftsleitung natürlich nicht, dafür aber Ihr Social Media Post. Priorisieren Sie also Ihre Aufgaben – ob im Team oder allein. Dabei hilft Ihnen auch die angesprochene ToDoList.

Strukturieren Sie zudem Ihren Tagesablauf: Der Vormittag verheißt meist Ruhe, so dass Sie sich gut aufs Texten konzentrieren können. Ab 10.00 Uhr erreichen Sie die meisten Magazin-Redakteure. Die Zeit bis zum Mittagessen sollten Sie sich also hinters Telefon klemmen, dann wieder ab 14.00 Uhr. Zur Mittagszeit wird es ruhiger. Um selbst kurz zu entspannen, bietet es sich an, Ihre Newsletter zu lesen und E-Mails zu beantworten. Wenn der Kopf langsam brummt – nachmittags ab 15./16.00 Uhr – fällt Textarbeit eher schwer, nun sind Ideen entwickeln, Posts verfassen und andere Kleinigkeiten erledigen, die Präsentation überarbeiten genau die richtigen Aufgaben, die Sie nochmals in Schwung bringen.

Tipp 9: Zeitcheck – wie lange benötigen Sie für bestimmte Aufgaben oder verbummeln Sie gar welche?

In einer PR-Agentur ist es üblich, nach erfassten Beratungsstunden abzurechnen. In der Unternehmenskommunikation schaut Ihnen keiner auf die Finger, ob Sie drei Stunden für eine Pressemeldung benötigen oder nur eine. Damit Sie selbst ein Gespür dafür bekommen, wie lange Sie für gewisse Aufgaben benötigen, ist es sinnvoll, eine Uhr mitlaufen zu lassen. Es gibt tolle Online Zeitmesser, die Sie auch stoppen können, wenn Sie z.B. einen Anruf bekommen, Sie in die Mittagspause gehen oder von einem Kollege etwas gefragt werden. Tiempo ist ein solches Zeiterfassungs-Tool, das Ihre Aufgaben stoppt, monetarisiert und auch gleich in einer Liste (für Kunden) zusammenfasst. Damit können Sie sogar Rechungen stellen.

Tipp 10: Analysieren Sie, welcher PR-Kanal am besten funktioniert und befeuern diesen

Nicht alle Kommunikationskanäle versprechen das selbe Ergebnis – beobachten Sie Ihre einzelnen Kanäle wie Facebook, Google+ und Twitter, aber auch den Return von Presseaussendungen. Und analysieren Sie, welche Maßnahmen auf Dauer die sinnvollsten sind. Auf diese sollten Sie sich zukünftig verstärkt konzentrieren. Es ist auch bei Medien z.B. sinnvoll zu schauen, ob es Redaktionen gibt, die einfach nicht zu Ihnen passen, mit denen Sie nie Kontakt haben, auf die Ihr produkt nicht zugeschnitten ist. Dann ist es sinnvoller, diesen Kontakt aus dem Verteiler zu nehmen und sich auf andere zu konzentrieren. Haben Sie eine hohe Steigerung bei Facebook zu vermelden, dann ist das ein Zeichen, dass Ihre Zielgruppe dort zu finden ist. Nutzen Sie daher vermehrt Kooperationen mit attraktiven Facebook-Seiten – sei es von Bloggern oder Medien selbst – und starten Sie spezielle Aktionen mit diesen und investieren Sie auch in Facebook Anzeigen.

Welche Tipps haben Sie, um Ihren Arbeitsalltag effizient zu gestalten?

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