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Vor einiger Zeit erreichte mich die Presseaussendung eines Architektenbüros mit einer Pressemeldung zu deren Auftritt bei einer Messe. Wie ich in deren Presseverteiler hineingeraten bin, kann ich nur erraten. Jeder Redakteur hätte die Meldung sofort gelöscht, denn sie enthielt in der Betreffzeile keinen Hinweis auf die Aktualität und Wichtigkeit des Themas. Auch der Brief nannte das Thema nicht. Der Redakteur hätte also erst beim Öffnen der Meldung erfahren, um welches Thema es sich handelt und ob es für ihn relevant wäre. Diese Zeit nimmt sich kein Journalist (mehr).

5 Tipps, wie Sie das Interesse der Redakteure an Ihrer Pressemeldung schüren

Wie aber hätte das Architektenbüro nun Interesse an ihrem Thema schüren können? Was erwarten sich Redaktionen von Presseaussendungen? Damit Ihre Presse-Mail nicht sofort im virtuellen Papierkorb landet, habe ich Ihnen ein paar Tipps für Ihre zukünftige Aussendungen zusammengestellt.

Bitte nicht so:

Betreff: Pressemitteilung MAX MUSTERMANN AG

Sehr geehrte Damen und Herren,

anbei die aktuelle Pressemitteilung der MAX MUSTERMANN AG zu Ihrer Verwendung. Über die Zusendung eines Belegexemplares würden wir uns freuen.

Mit freundlichen Grüßen

Mara Mustermann

Sondern so:

– In der Betreffzeile sollten Sie nicht nur den Namen Ihres Unternehmens angeben, sondern prägnant das Thema der Meldung und dessen Besonderheit.

– Die RedakteurInnen sollten Sie persönlich ansprechen. Die Namen finden Sie in Ihrem Presseverteiler. Denn das ist das Besondere an einem Presseverteiler: Sie wissen, welchen Redakteur Sie zu Ihrem Thema ansprechen müssen. Nicht die Masse macht es, sondern die Qualität Ihres Verteilers. Dieser sollte daher immer aktuell sein.

– Die Pressemeldung sollten Sie in Ihrem Anschreiben kurz zusammenfassen. Dann weiß der Redakteur auf einen Blick, ob es sich für ihn lohnt, die Meldung zu lesen.

– Bereichern Sie Ihre Meldung mit attraktivem Bildmaterial oder Grafiken in 300dpi. Speichern Sie die Meldung als PDF und hängen Sie diese an oder nutzen Sie Links zur Pressemeldung und auch zum Infomaterial (Produktbroschüre, Bilder, Grafiken).

– Wenn Sie eine Presseaussendung machen, sollten Sie einen Newsletter-Versand wie Supermailer oder Cleverreach nutzen, um zu gewährleisten, dass Sie jeden Redakteur persönlich ansprechen können. Zudem haben Sie die Möglichkeit zu schauen, ob und von wem Ihre Meldung geöffnet wird.

– Wenn Sie eine Mail an mehrere Adressaten über Ihr Mailsystem verschicken, sollten Sie die Adressaten niemals CC setzen, immer nur BCC! Denn CC kann teuer werden, wie n-tv online vor kurzem berichtete.

Mit diesen Tipps ist eine Veröffentlichung nicht gesichert, aber zumindest nimmt der Redakteur Sie wahr und öffnet bei Interesse am Thema Ihre Mail. Also achten Sie bei Ihrer nächsten Presseaussendung auf eine aussagekräftige Betreffzeile, die persönliche Ansprache, eine Zusammenfassung des Themas, die Meldung als PDF oder als Link, wie auch Links zu Bildmaterial oder Grafiken.