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Artikel-Schlagworte: „Tipps für die tägliche PR-Arbeit“

10 Zeitmanagement Tipps, um die Effizienz Ihrer Kommunikation zu steigern (Teil 2)

Mittwoch, 26. August 2015

Mit Zeitmanagement Tipps ist gut organisiert halb gearbeitet! Sie werden sehen: Mit den nächsten 5 Impulsen gehen Sie zukünftig im täglichen PR-Alltag nicht unter, sondern finden Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben: ein Telefonat mit Redaktionen, die Ausarbeitung einer Kampagnen-Idee oder den nächsten Post für Facebook, weil das zurzeit ein Selbstläufer ist!

PR- und Text-Agentur WörterladenZeitmanagement Tipp 6: Bestehen Sie auf Fixterminen mit Ihren Ansprechpartnern im Unternehmen

Für Ihre PR-Arbeit sind Sie auf das Wissen der Fachabteilungen und aus dem Management (Unternehmensausrichtung) angewiesen. Nur durch eine enge Zusammenarbeit zwischen Ihnen und der Geschäftsleitung sowie den Fachabteilungen bekommen Sie rechtzeitig die Informationen, die Sie für die PR benötigen. Um nicht immer Bittsteller zu sein und immer wieder bei den Abteilungen anzurufen, ist es sinnvoll, einen Jour-Fix zu vereinbaren – dazu reichen 30 Minuten. Ein Termin hält Ihr Ansprechpartner eher ein als ein sporadisch ausgemachter Telefonanruf. Außerdem können Sie beide sich auf diese Meetings intensiver vorbereiten. So bleiben Sie auch Ihren Kontakten im Gedächtnis, wenn es Themen gibt, die adhoc veröffentlicht werden sollten.

Tipp 7: Nutzen Sie Tools, die Ihren Arbeitsalltag erleichtern

Die Zeiten sind nun wirklich vorbei, in denen Sie neben sich einen Block haben mussten, um Aufgaben, Telefonrückrufe oder gar Ideen etc. zu notieren. Im Internet gibt es für jede Aufgabe und jeden Anspruch (kostenlose) Helferlein-Tools.

Vier, die Sie unbedingt nutzen sollten, möchte ich Ihnen ans Herz legen:
Ein gutes Newslettersystem wie Cleverreach für Presseaussendungen ist Gold wert, da dieses auch gleich die Öffnungsrate erfasst. Zudem können Sie mit einem Template in Ihrem gewohnten Corporate Design arbeiten.

Ein Allround-Talent im Projektmanagement für Ihre Ideen und Notizen ist Evernote. Darauf können Sie auch mobil zugreifen. Sie können sich einzelne Rubriken (sogenannte Notizen) To Dos, Bookmarks, Tipps & Tricks etc. zulegen. Suchen können Sie über Tags oder innerhalb Ihrer Notizen.

Um Ihre Aufgaben zu verwalten und rechtzeitig daran erinnert zu werden, sollten Sie die kostenlose ToDoList nutzen. Dort können Sie einzelne Aufgaben auch mit Unteraufgaben versehen, priorisieren und löschen, wenn sie finalisiert sind.

Wenn Sie viele Social Media Kanäle bedienen müssen, bietet es sich an, Tools wie Buffer oder Hotsuite zu nutzen, um Social Media Kampagnen zu planen, Posts zu terminieren und zu streuen.

Tipp 8: Arbeiten Sie mit Priorisierung

Nicht alle Aufgaben sind gleich wichtig, manche können durchaus warten. Ein Anruf der Geschäftsleitung natürlich nicht, dafür aber Ihr Social Media Post. Priorisieren Sie also Ihre Aufgaben – ob im Team oder allein. Dabei hilft Ihnen auch die angesprochene ToDoList.

Strukturieren Sie zudem Ihren Tagesablauf: Der Vormittag verheißt meist Ruhe, so dass Sie sich gut aufs Texten konzentrieren können. Ab 10.00 Uhr erreichen Sie die meisten Magazin-Redakteure. Die Zeit bis zum Mittagessen sollten Sie sich also hinters Telefon klemmen, dann wieder ab 14.00 Uhr. Zur Mittagszeit wird es ruhiger. Um selbst kurz zu entspannen, bietet es sich an, Ihre Newsletter zu lesen und E-Mails zu beantworten. Wenn der Kopf langsam brummt – nachmittags ab 15./16.00 Uhr – fällt Textarbeit eher schwer, nun sind Ideen entwickeln, Posts verfassen und andere Kleinigkeiten erledigen, die Präsentation überarbeiten genau die richtigen Aufgaben, die Sie nochmals in Schwung bringen.

Tipp 9: Zeitcheck – wie lange benötigen Sie für bestimmte Aufgaben oder verbummeln Sie gar welche?

In einer PR-Agentur ist es üblich, nach erfassten Beratungsstunden abzurechnen. In der Unternehmenskommunikation schaut Ihnen keiner auf die Finger, ob Sie drei Stunden für eine Pressemeldung benötigen oder nur eine. Damit Sie selbst ein Gespür dafür bekommen, wie lange Sie für gewisse Aufgaben benötigen, ist es sinnvoll, eine Uhr mitlaufen zu lassen. Es gibt tolle Online Zeitmesser, die Sie auch stoppen können, wenn Sie z.B. einen Anruf bekommen, Sie in die Mittagspause gehen oder von einem Kollege etwas gefragt werden. Tiempo ist ein solches Zeiterfassungs-Tool, das Ihre Aufgaben stoppt, monetarisiert und auch gleich in einer Liste (für Kunden) zusammenfasst. Damit können Sie sogar Rechungen stellen.

Tipp 10: Analysieren Sie, welcher PR-Kanal am besten funktioniert und befeuern diesen

Nicht alle Kommunikationskanäle versprechen das selbe Ergebnis – beobachten Sie Ihre einzelnen Kanäle wie Facebook, Google+ und Twitter, aber auch den Return von Presseaussendungen. Und analysieren Sie, welche Maßnahmen auf Dauer die sinnvollsten sind. Auf diese sollten Sie sich zukünftig verstärkt konzentrieren. Es ist auch bei Medien z.B. sinnvoll zu schauen, ob es Redaktionen gibt, die einfach nicht zu Ihnen passen, mit denen Sie nie Kontakt haben, auf die Ihr produkt nicht zugeschnitten ist. Dann ist es sinnvoller, diesen Kontakt aus dem Verteiler zu nehmen und sich auf andere zu konzentrieren. Haben Sie eine hohe Steigerung bei Facebook zu vermelden, dann ist das ein Zeichen, dass Ihre Zielgruppe dort zu finden ist. Nutzen Sie daher vermehrt Kooperationen mit attraktiven Facebook-Seiten – sei es von Bloggern oder Medien selbst – und starten Sie spezielle Aktionen mit diesen und investieren Sie auch in Facebook Anzeigen.

Welche Tipps haben Sie, um Ihren Arbeitsalltag effizient zu gestalten?

10 Zeitmanagement Tipps, um die Effizienz Ihrer Kommunikation zu steigern (Teil 1)

Mittwoch, 19. August 2015

Zeitdruck und viele „Baustellen“ gleichzeitig – das ist in der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit ganz normal. Gut ist, wenn die jeweiligen „Baustellen“ wenigstens aufgeräumt sind: Dann können Sie sich auf das Wesentliche der Aufgabe konzentrieren und beispielsweise die Pressemeldung mit einem Klick versenden – ohne vorher 2 Stunden lang den Presseverteiler aktualisieren zu müssen.

PR- und Text-Agentur WörterladenOrientieren Sie sich an meinen 10 Zeitmanagement Tipps, dann können Sie Ihre Kommunikationsabteilung perfekt organisieren:

Zeitmanagement Tipp 1: Ordnen Sie Ihren Presseverteiler nach Gattungen und halten Sie ihn immer aktuell

Der Presseverteiler ist der Motor Ihrer Kommunikationsabteilung. Ohne Ihre richtigen Medienkontakte ist Ihre Arbeit nichts wert. Um diese jederzeit griffbereit zu haben und Aussendungen passgenau zu verwirklichen, sollten Sie den Presseverteiler nicht alphabetisch ordnen, sondern nach Gattungen:

Beispiel Bereich Wohnen/ Design:

Wohnmagazine + Frauenmagazine – noch unterteilt in 4x/ Jahr + 2-monatlich, monatlich, vierzehntägig+ wöchentlich, online), Männermagazine (Print + online), Fachmagazine Wohnen, Fachmagazine international, Publikumsmagazine international, Blogs. Und dann noch Ihre A-Kontakte für Telefonanrufe, Presseeinladungen etc..

Infos zu neuen Magazinen sollten Sie nicht „sammeln“, sondern wenn Sie diese im Netz finden sofort die Redaktion kontaktieren und in die richtige Ansprechperson in Ihrem Presseverteiler verankern. Über den Newsletter von Kress und Cision erfahren sie z.B. aktuelle Änderungen in Redaktionen.

Die teilweise schnelle Fluktuation vor allem bei den Publikumsmedien macht es fast unmöglich, den Presseverteiler immer aktuell zu haben. Daher ist es sinnvoll, dass Sie nach jeder Aussendung sich noch ca. 1 Std. Zeit nehmen und die Fehlermeldung, die Sie per Mail von einigen Redaktionskontakten bekommen, bei der Redaktion hinterfragen. So erhalten Sie sofort den neuen Kontakt, der für Sie zuständig ist, sollte er nicht bereits in der „Abwesenheitsnotiz“ des Redakteurs stehen.

Tipp 2: Sie sollten immer wissen, wer für was in der Redaktion zuständig ist

Redaktionskontakte sind Ihr Kapital. Je besser Sie Redaktionen kennen, deren Zuständigkeitsbereiche, Abläufe und Themenbereiche, umso besser können Sie Ihre Presseaussendung auf diese Kontakte zuschneiden. Beispielsweise gibt es im Magazin „Schöner Wohnen“ mehrere Redakteurinnen, die sich um die Wohnwelten kümmern, im Impressum sind deren „detaillierte“ Zuständigkeit jedoch nicht aufgeführt. Ein Griff zum Telefon und Sie erfahren, für welche Themen sich die einzelnen Redakteurinnen stark machen, was ihr Spezialgebiet ist. Viele Fachmagazine (z.B. im IT-Bereich) hingegen haben sehr gute „Über uns“ Seiten, so dass Sie sich vorerst einen Anruf ersparen können.

Tipp 3: Sie sollten immer die Themenpläne und Redaktionsschlüsse Ihrer wichtigsten Medien kennen

Ab ca. Mitte Oktober/ November haben die Magazine ihre Themenpläne größtenteils finalisiert und veröffentlich. Sie ersehen diese in den Mediadaten auf deren Internetseite. Sollten diese keine Themenpläne enthalten, ist es sinnvoll, in der Anzeigenabteilung anzufragen – auch zu kommenden Specials, Jubiläen etc. Dort ist Ihre Anfrage bestens aufgehoben, müssen doch die Anzeigenverkäufer Anzeigenkunden akquirieren, indem sie diese konkret auf Themen ansprechen. Zusätzlich können Sie noch die Redaktionsassistenz bitten, Ihnen die Themenpläne zu schicken. Natürlich können Sie auch eine Themenrecherche bei Zimpel, Featuresexec.com oder anderen Mediendatenbanken machen, aber das kann gut ins Geld gehen.

Sie haben nun einige Themen gefunden, zu denen Sie gerne einen Fachartikel, einen Anwenderbericht oder einfach nur ein Produkt beisteuern möchten, dann sollten Sie sich am besten einen DIN A4 Kalender kaufen und in diesen eintragen, wann Sie die Redaktion zu welchem Thema kontaktieren sollten – bei Fachmagazinen können Sie mit einer Vorlaufzeit von 2 Monaten rechnen. Ein Eintrag in Ihren digitalen Terminkalender funktioniert natürlich auch, aber die bessere Übersicht bietet Ihnen der gewöhnliche Printkalender.

Tipp 4: Arbeiten Sie immer mit PR-Monatsplänen

Ende des Jahres setzen Sie sich normalerweise zusammen und konzipieren die Themen und Kampagnen fürs kommende Jahr. Dabei bleibt oft der Blick fürs Detail auf der Strecke. Es ist sinnvoll, die Themen auf die einzelnen Monate herunterzubrechen – das gilt auch für die Social Media Beiträge. Um nun Ihre wöchentlichen Sufgabe zu strukturieren, reicht ein Blick auf den Monatsplan, der Ihnen die datierten Posts nennt sowie die anstehenden Themen wie Presseaussendung zu einem neuen Produkt oder Pressebrunch auf der CeBit etc. Diese Monatspläne helfen auch Ihren PR-Kunden, ihrem Chef oder Ihrer Geschäftsleitung zu wissen, welche Aufgaben in der Unternehmenskommunikation anstehen.

Tipp 5: Vergeben Sie klare Aufgaben innerhalb der PR-Abteilung

Sie sind zu zweit oder zu mehreren? Wunderbar. Dann ist es auch sinnvoll, nicht nur Kunden aufzuteilen, sondern administrative Aufgaben. Nicht jeder ist ein Excel- oder Präsentations-Profi. Manche mögen es, im Internet zu recherchieren oder sich eben um den ewig verändernden Presseverteiler zu kümmern. Es gibt viele Einzeltätigkeiten, die dem Team zugute kommen. Sitzt jeder mal dran, fühlt sich im Endeffekt keiner dafür zuständig. Wie im Haushalt, wenn Mama nicht klar einen Plan mit Aufgaben schreibt, ist sie immer diejenige, die mittwochs den Müll runterträgt. Also, scheuen Sie sich nicht, Ihre Stärken für die jeweiligen „Back-Office-Aufgaben“ zu nutzen.

Den Artikel zu Zeitmanagement Tipps und viele andere spannende Themen lesen Sie in der aktuellen PRPraxis Ausgaben 17/2015. Im nächsten Blogbeitrag erwarten Sie die nächsten 5 Tipps.

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